Takto budete moci nadále pracovat se staršími dokumenty Office

Software |

Vaše obrázky a dokumenty mohou žít navěky, a to i přes neustálý vývoj a uvádění nových verzí Office a nových formátů. Má to ovšem několik háčků. Hlavně jde o to, že starší formáty jsou riskantní z hlediska zabezpečení.

Takto budete moci nadále pracovat se staršími dokumenty Office




Úvod

Na svém počítači máte řadu souborů ve starém formátu Office a najednou zjistíte, že začínáte mít problémy při práci s nimi. Jedná se například o problémy s otevíráním, tiskem apod. Je skutečně nutné převádět tyto dokumenty do kompatibilního režimu?

Ne, nebojte se – nebudete muset převádět soubory do nového formátu a doufejme, že to tak ještě nějakou chvíli zůstane. S tím, jak se vyvíjí neustále nové verze aplikací, dochází i k vývoji a změnám i u formátů souborů, nicméně podpora oněch starších formátů by měla stále pokračovat. Programy se mění, nicméně obsah – slova, čísla, obrázky či zvuky – to vše by mělo přetrvat takříkajíc navěky.

Tento ideální stav, tj. podpora starších formátů však často není až tak ideálně dokonalá, jak by tomu mělo být. V ruku v ruce s tím, jak narůstá zejména důležitost zabezpečení, mění i firma Microsoft svoje formáty u dokumentů Office tak, aby je co možná nejvíce zabezpečil. To zároveň znamená, že s těmi starými, méně zabezpečenými formáty je třeba zacházet co nejopatrněji.

To všechno samozřejmě neznamená, že soubory ve starých formátech vůbec nebudete otevírat. Stačí v podstatě jen to, abyste si přesně při manipulaci s nimi uvědomovali, co vlastně děláte.

My jsme práci se starými formáty dokumentů Office testovali ve Wordu 2010, 2013 a 2016, a také v Excelu 2010. Naše následující návody se týkají Wordu, nicméně v podstatě velmi podobně je lze použít i pro ostatní aplikace MS Office.

Konfigurace Office pro práci s dokumenty ve starších formátech

Nejprve je třeba otevřít dialogové okno Nastavení rozšířeného blokování souborů:

  1. Klepněte ve Wordu do nabídky Soubor > Možnosti.
  2. V levé části dialogového okna Možnosti aplikace Word klepněte na položku Centrum zabezpečení.
  3. Stiskněte tlačítko Nastavení Centra zabezpečení.
  4. V dialogovém okně Centrum zabezpečení pak vyberte v levé části položku Nastavení rozšířeného blokování souborů.

Povšimněte si, že obsahu výše uvedeného dialogového okna dominuje seznam formátů dokumentů – především se jedná o různé podoby formátů DOC a DOCX. U všech je k dispozici volba Otevřít, nicméně ne u všech je tato možnost povolena. U některých je rovněž povolena možnost Uložit, ale toho si vůbec nemusíte všímat.

Centrum zabezpečení v MS Office

Ony tři volby, které se nachází ve spodní části popisovaného dialogového okna, pak udávají, co se stane, když se pokusíte přistoupit k souboru, jehož formát je povolen. Výchozí nastavení – Otevírat vybrané typy souborů v chráněném zobrazení – vám umožní dokument otevřený ve Wordu pouze zobrazit a nikoliv upravovat.

Nevýhodou tohoto výchozího nastavení však je skutečnost, že vám nedovoluje soubor tisknout, popřípadě prohlížet jej v Průzkumníkovi Windows či Průzkumníkovi souborů, což je docela nesmyslné. Pokud je přece bezpečné soubor zobrazit, mělo by být bezpečné i soubor vytisknout či zobrazit kdekoliv.

Možnost Neotevírat vybrané typy souborů otevření souboru úplně zablokuje – a to jak ve Wordu, tak v podobě náhledu v Průzkumníkovi Windows či Průzkumníkovi souborů.

Možnost Otevírat vybrané typy souborů v chráněném zobrazení a povolit úpravy je podobná výchozímu nastavení, jen se u dokumentu zobrazí velké tlačítko Povolit úpravy. Po stisku tohoto tlačítka budete moci soubor upravit, vytisknout a dokonce i zobrazit v Průzkumníkovi Windows či Průzkumníkovi souborů. Tyto operace pak budete moci provádět se souborem i později.

Je zřejmé, že pokud volbu Otevřít zakážete, budete moci se souborem dělat prakticky cokoliv. Nicméně mějte na paměti, že jednoduchost v přístupu k souborům v tomto formátu je vyvážena nižším zabezpečením.



Úvodní foto: PCWorld.com













Komentáře