Rychlokurz - WinOrganizer - Naučte se pracovat s výkonnou aplikací pro organizaci vašeho času a dat (CD)

Software | 01.12.03

Zdravím vás a vítám u dalšího dílu Rychlokurzu. Tentokráte vám přinášímeprogram, který by vás za normálních okolností stál pěkných pár dolarů (konkrétně nepěkných 39,95), ...





Zdravím vás a vítám u dalšího dílu Rychlokurzu. Tentokráte vám přinášíme
program, který by vás za normálních okolností stál pěkných pár dolarů
(konkrétně nepěkných 39,95), ale pro naše čtenáře ho přibalujeme jako bonus
zdarma.

Před rokem a třemi měsíci (to to utíká) jsem vám v Rychlokurzu popisoval
program Golden Selection Notes pro ukládání poznámek a organizaci dat. Zatímco
já jsem od té doby pouze o rok zestárl, z kukly se vylíhl motýl a tento program
vyspěl. V jeho nejlepší formě si jej dnes představíme. Nyní se však jmenuje
WinOrganizer. Už to není jen nástroj pro ukládání strukturovaných dat, ale
svede toho mnohem mnohem víc. A protože je toho tolik, tak se vrhneme hned do
práce.


Instalace

Spusťe exe-soubor, a už notorickou sekvencí kliků na [Next>] nainstalujte
aplikaci do standardního umístění v adresáři Program Files. Po startu nás
WinOrganizer přivítá Tipem dne, tedy jakousi nápovědou, co byste mohli dnes
vyzkoušet. Pokud vás to nezajímá, tak před kliknutím na tlačítko [OK]
odškrtněte volbu [ ] Show tips at startup (Ukázat Tip dne při spuštění), a tím
dalšímu zobrazování tipů zabráníte.

V případě, že hlavní okno (konkrétně menu hlavního okna, ne data) na vás mluví
anglicky či jinak, přepněte se na češtinu klikem na menu Tools \ Language \
Czech.


Práce s programem

Vše důležité se bude odehrávat v hlavním okně. Vidíte, že je rozděleno na dvě
hlavní sekce, spojené kroužkovou vazbou. Levá ukazuje stromovou strukturu, do
které budete ukládat svoje poznámky, úkoly, události, upozornění prostě vše, na
co nesmíte zapomenout. Každou takovou položku můžete skrýt pod heslem, takže v
jednom rodinném dokumentu může mít kromě společných informací i každý
jednotlivý člen rodiny svá soukromá data. Zadáním hesla se vám odkryjí všechny
položky se stejným heslem, což má obrovskou výhodu heslo budete psát pouze
jednou. Kromě své soukromé složky dat můžete mít zaheslovány i třeba některé
věci ve společných složkách.

V pravé sekci se vám bude zobrazovat obsah právě aktivní položky. Obsahem může
být dokument, seznam úkolů, událostí atd., v závislosti na typu položky. Obecně
se však dá říci, že se obsahové okno dá rozdělit na tři oddíly. Každý oddíl lze
umístit na libovolné místo v pravé sekci nebo skrýt. Takže pro položku typu
dokument můžete mít v obsahovém okně buď přímo text s obrázky, nebo mít
zobrazený seznam dokumentů (viz ukázkový soubor WinOrganizer \ záznamy Laura
Davis \ DVD, kde máte v položce Comedies seznam komedií, a teprve v dolní části
vlastní popis).

V obsahové sekci můžete tedy mít tato tři pod okna:

Seznam záznamů - čili sloupec záznamů stejného typu pod sebou, např. seznam
úkolů (menu Zobrazit \ Podrobnosti záznamu \ Zobrazit podrobnosti záznamu).

Podrobnosti záznamu - datové položky pro aktuální záznam, kupříkladu pro jeden
konkrétní úkol ze seznamu úkolů je to datum expirace, stav splnění, důležitost
atd.

Komentář - dokument pro vybraný úkol ze seznamu úkolů (menu Zobrazit \ Zobrazit
komentář), kam můžeme zapsat data spojená s úkolem, obrázky atd.

Přehazovat pořadí podoken (seznamového, komentářového a okna s podrobnostmi)
lze zapnutím volby (menu Zobrazit \ Arrange Windows), uchopením za záhlaví a
přetažením na požadované místo.

Struktura položek v levé sekci by měla vyjadřovat nějakou logickou hierarchii,
což poměrně hezky ukazuje demosoubor, který se vám otevře při prvním spuštění
aplikace po instalaci. Takovou základní strukturu dat jedné hypotetické rodinky
(v češtině) jsem pro vás připravil i já a najdete ji na obrázku. Pokud položku
budete chtít přesunout na jiné místo ve struktuře, stačí ji myší uchopit a
přenést na nové místo konkrétně na položku, která má být její novou nadřízenou.
Chcete-li přehodit pořadí položek v rámci jedné úrovně, pak použijte CTRL a
šipky Nahoru a Dolů.

Každý z vás by si však měl takovou strukturu přizpůsobit sám vlastnímu stylu
tak, aby se mu v ní dobře vyhledávala data, která zrovna potřebuje. Jednotlivé
položky ve struktuře mohou být určitého typu a podle toho se potom na ně
nahlíží. Typy položek jsou následující:

Poznámky - Obsahem této položky je formátovaný textový dokument (nebo několik
dokumentů, pokud aktivujete okno se seznamem záznamů), tedy něco podobného, co
můžete vyrobit třeba v textovém editoru (např. ve Wordu). Kromě formátovaného
textu může obsahovat také tabulky, obrázky, e-mailové adresy, odkazy na lokální
soubory, na webové servery, nebo také na konkrétní data v souborech
WinOrganizeru. Pomocí tohoto dokážete vytvořit či uchovat graficky i obsahově
poměrně náročné dokumenty. Při zapnutém okně Podrobnosti záznamu uvidíte
informace o datu vytvoření a poslední aktualizaci.

Úkoly - Slouží pro zaznamenávání dlouhodobějších úkolů, které stojí před vámi
(pro jednorázové akce se hodí spíše záznam typu Událost). Např. potřebujete
obvolat firmy a zjistit cenové nabídky. Vytvoříte tedy úkol, zaznamenáte si, do
kdy má být splněn, nastavíte, jak často vás má WinOrganizer na tento úkol
upozorňovat, a třeba i jaké dokumenty či jaké programy má za vás automaticky
otevřít. Průběžně potom budete podle stavu aktualizovat míru splnění úkolu (v
procentech), až jej nakonec zaškrtnete jako hotový. Máte tak přehled, co jste
již udělali a jak vlastně úkol probíhá či probíhal.

Událost - Jak jsem již zmiňoval, jedná se o jednorázovou akci v čase např.
schůzku, pracovní oběd či jenom nákup. Událost může být čistě jednorázová, nebo
se může pravidelně opakovat (kupříkladu pravidelné schůzky s přáteli každý sudý
týden ve čtvrtek od 20:00). Dá se nastavit, jak dlouho předem chceme být
upozorněni a jakým způsobem, i co dělat, jestliže událost prošvihneme (když
třeba nebudete mít puštěný počítač), či jaké programy automaticky spustit
(třeba při partiii on-line hry).

Hesla - Záznam tohoto typu je určen pro ukládání různých hesel či PINů. Jak
název napovídá, uložit je zde možno přihlašovací jméno, heslo či identifikační
číslo i adresu HTTP://WWW stránky, pro kterou jsou zadané údaje platné.
Rozhodně doporučuji mít položky tohoto typu zaheslované jak, to si ukážeme
později.

Kontakty - I zde je název téměř všeříkající. Je určen pro uchování údajů o
člověku (jméno, příjmení, datum narození, fotka, telefon, e-mail,
zaměstnavatel...) či firmě (telefon, e-mail, HTTP://WWW stránky, logo).
Datových políček je vskutku hodně, a jistě se vám tam vejdou všechny potřebné
údaje. A co se nevejde, to můžete uložit do komentáře.

Složka - Položka typu Složka je mezi ostatními trochu výjimečná. Nemá totiž
žádný vlastní datový obsah, slouží pro sdružení podřízených záznamů. Obsah
(který se objeví v pravém okně, když na položku typu Složka klikneme) je
vlastně jen seznam názvů pod-položek s informacemi o čase jejich vytvoření či
poslední aktualizaci. Je to tedy ekvivalent adresáře v souborovém systému nebo
takového šuplíku pro dokumenty.

Vytvořme si takovou zkušební položku třeba typu Úkoly. Máme v práci velký
projekt a potřebujeme si v něm udělat pořádek a dohlédnout, abychom na nic
důležitého nezapomněli. Klikněte pravým tlačítkem na položku, která by měla být
nadřízená (logicky by to mělo být umístěno někde pod položkami Práce Projekty,
či něco podobného), v menu klikněte na černou šipku vedle volby Přidat a z
nabídky typů položek si vyberte typ Úkoly. Tímto jsme přidali položku, do které
bychom měli zaznamenat všechny úkoly a fáze projektu. Nejprve však nastavme
vlastnosti položky. Klikněte na ni pravým tlačítkem myši a vyberte Vlastnosti.
V oušku Hlavní jsou pouze souhrné informace, zato druhé ouško je mnohem
zajímavější. Vlastní nastavení obsahuje několik voleb, které vás mohou zajímat:

- Pamatovat si pořadí sloupců v seznamu záznamů zachovat rozvrstvení sloupců v
seznamu úkolů (ty je možno měnit pouhým přetažením hlavičky sloupce na
požadované místo, nebo přidávat další sloupce přes menu Zobrazit \ Seznam
záznamů \ Vlastní nastavení).

- Pamatovat si záznamy, komentáře, detaily záznamu zachovat rozvrstvení podoken
s komentářem, s podrobnostmi o záznamu apod.

- Barva textu v seznamu záznamů barva písma v seznamu s úkoly.

- Barva dokumentu barva podkladu aktuální položky tedy úkolů.

- Nastavení datumového filtru zapnutí filtru na datumy vzhledem k dnešku.
Nastavíte-li Minulé dny na [5] a Následující dny na [7], všechny položky, které
nespadají do tohoto intervalu (tedy jsou starší než 5 dní nebo jsou nastaveny
více než týden dopředu), budou skryty.

Ještě důležitější je poslední ouško Zabezpečení. Právě zde se nastavuje heslo
pro přístup k datům aktuální položky, jak jsem se o tom již zmiňoval.
Zaškrtněte volbu [X] Chráněný dokument a nastavte heslo. Toto sdělte pouze
lidem kteří mají mít oprávnění vidět data týkající se našeho projektu. Všechny
provedené volby potvrďte stisknutím tlačítka [OK].

Nyní je čas začít vyplňovat jednotlivé úkoly projektu. Klikněte pravým
tlačítkem myši do seznamu úkolů a zvolte Vložit. Vyplňte název úkolu
(podrobnější popis je možno vložit do komentáře), datum, do kdy je nutno úkol
splnit (lze vložit alarm kliknutím na tlačítko [Rozšířené nastavení denního
alarmu]), příp. můžete do políčka Assignee vložit jméno pověřené osoby. Do
komentáře vepište podrobný popis úkolu. Komentář je v podstatě pole typu
Dokument, takže i sem se dají umisťovat obrázky, odkazy a tabulky.

Stejným způsobem vložte i návazné úkoly, snažte se na nic nezapomenout,
postupujte od obecných ke konkrétním. Pro každý obecný úkol můžete vložit
konkrétnější podúkoly.


Dnes, Zámek

Teď zbystřete pozornost! Probereme si dvě důležité funkce WinOrganizeru. První
asi budete používat velmi často: jde o magické tlačítko [Dnes], které najdete v
levém dolním rohu hlavního okna. Po jeho stisknutí vás program přenese do
přehledného kalendáře, kde jasně uvidíte, co vás dnes a v nejbližších dnech
čeká (a nemělo by minout). Tento kalendář se brzy stane vaším startovním místem
pro nový den.

Druhá, snad ještě důležitější, je funkce Zámek. Pokud se chystáte od počítače
na chvíli odejít, nezapomeňte kliknout na ikonu (nebo stisknout klávesovou
kombinaci CTRL+F12). Od tohoto okamžiku se totiž opět zamknou všechny položky,
které jste odemkli zadáním hesla, a nikdo nebude moci vaše soukromá data
získat. Pamatujte na bezpečnost a vždy před opuštěním PC svá data zamkněte.
Vždyť CTRL+F12 je tak jednoduché...


Závěr

Pamatujte na to, že WinOrganizer je pouze nástroj. Jeho opravdová hodnota tkví
v datech, která do něj vložíte. Proto nezapomínejte a pokaždé, když si po
telefonu domluvíte schůzku, když skončíte pracovní poradu, nebo když se
zaregistrujete na internetu, vždy ihned sedněte ke klávesnici a novinky
zapište. WinOrganizer se vám odmění tím, že dohlédne, abyste už nikdy na nic
důležitého nezapomněli. Takže si zapište za uši... vlastně do WinOrganizeru,
že...















Komentáře

K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.