Office plus. Pokročilé techniky pro práci v kanceláři

Software | 01.01.05

Využívejte možností kancelářských aplikací na maximum!(CD)Skutečně jen velmi málo lidí o sobě může tvrdit, že naplno využívá všechny schopnosti, které nabízejí programy v kanc...





Využívejte možností kancelářských aplikací na maximum!(CD)
Skutečně jen velmi málo lidí o sobě může tvrdit, že naplno využívá všechny
schopnosti, které nabízejí programy v kancelářském balíku MS Office. Skrývá se
v nich totiž celá řada funkcí, jež mnoho uživatelů vůbec nezná. V tomto článku
přinášíme takové tipy a utility, které odhalí méně známé vlastnosti
kancelářských aplikací.
S kancelářským balíkem Office toho můžete dokázat daleko více než jen
formátovat dopisy, provádět výpočty či tvořit prezentace. Je přitom úplně
jedno, zda se jedná o MS Office či o stále oblíbenější OpenOffice. V obou
případech vám dnes prozradíme, jak z programů, které každodenně používáte,
vytěžit maximum. Z prostorových důvodů zde nehledejte systematický přehled
všech typických funkcí MS Office. Ze stejných důvodů se nebudeme zabývat ani
databázemi či komponentami pro práci s elektronickou poštou. Ovšem ve čtvrté
kapitole Export souborů a XML najdete tipy k poměrně ambicióznímu projektu
zaměřenému na konverzi souborů vytvořených ve Wordu či v OpenOffice do formátu
RTF, HTML, PDF či CHM. Prakticky všechny potřebné prostředky naleznete na našem
CD.
Upozornění: Pokud uvádíme tipy společné pro několik kancelářských balíků, pak
se při jejich popisu spíše orientujeme na MS Office. Pouze tam, kde se postup
do značné míry odlišuje, popisujeme návod pro OpenOffice zvlášť.

Zpracování textu

Psát v textovém editoru dnes dokáže každý. Co se týče Wordu, pak se v této
části článku zaměříme na jednu stranu na takové funkce, které tento program
sice nabízí, ale zároveň se jimi nijak zvlášť nechlubí. Na druhou stranu rovněž
ukážeme, jak potlačit přednastavené funkce, které se vám naopak program snaží
za každou cenu vnutit.

WORD 97-2003
1.Vypnutí automatického převodu internetových adres na hypertextové odkazy

Problém: Jakmile Word rozpozná v nějakém řetězci e-mailovou či internetovou
adresu, převede ji automaticky na hypertextový odkaz.

Řešení: Automatickou konverzi na hypertextové odkazy vypnete v menu Nástroje a
zde podle verze Windows pod položkou Možnosti automatických oprav (Word XP,
2003) nebo Automatické opravy (Word 97, 2000). Zde na záložce Automatické
úpravy formátu při psaní zrušte zatržítko u položky Internetové a síťové cesty
hypertextovými odkazy.

WORD XP-2003
2.Otevírání nového souboru ze šablony přímo přes příkaz Nový

Problém: Pokud chcete vytvořit nový dokument na základě existující šablony,
musíte pokaždé klepnout do menu Soubor/Nový a pak v okně Šablony vybrat na
některé ze záložek tu správnou. Ve verzích Wordu 97/2000 jste mohli tyto
šablony volat přímo.

Řešení: Klepněte do menu Nástroje/Vlastní a přesuňte se na záložku Příkazy. Zde
označte v poli Kategorie položku Všechny příkazy. V poli Příkazy potom označte
položku SouborNovýDialogovéOkno. Přetáhněte tuto položku do menu Soubor a
umístěte ji přímo pod příkaz Nový. Vytvoří se nová položka menu, kterou
přejmenujete tak, že na ni klepnete pravým tlačítkem myši a změníte text v
položce Název:&Jiný... např. na Nový ze šablony. Po uzavření dialogového okna
Vlastní budete mít nově vytvořený příkaz okamžitě k dispozici.
Pokud budete chtít, můžete v menu Soubor standardně umístěný příkaz Nový pomocí
menu Nástroje/Vlastní úplně odstranit, a to tak, že jej přesunete z menu Soubor
do dialogového okna Vlastní.

WORD 97-2003
3.Předávání dokumentu Wordu obsahujícího odkazy na jiné soubory ostatním
uživatelům

Problém: Word dokáže do dokumentu integrovat takové informace jako obrázky,
tabulky, komentáře či zvuky a to jako tzv. OLE objekty (Object Linking and
Embedding). V mnoha případech takový způsob nelze doporučit, zvláště pokud chce
uživatel vložené soubory dále upravovat. Kromě toho se soubory Wordu obsahující
OLE objekty chovají často nestabilně.

Řešení: Při vkládání objektů přes OLE nebudeme objekty do Wordu integrovat
přímo. Externí data se dají v textu pohodlně zobrazit i klepnutím na patřičný
odkaz umístěný v textu. Výhodou je skutečnost, že dokument Wordu pak zůstane
poměrně malý a jednoduchý. Cesta vedoucí k takovému způsobu vkládání vede přes
menu Vložit/Hypertextový odkaz, kdy v následném dialogovém okně vyberete
patřičný soubor a potvrdíte stiskem tlačítka OK.
Tento způsob má však i své nevýhody. Odkaz obsahuje relativní cestu k objektu.
Pokud dokument Wordu nebo objekt, na nějž se odkaz odvolává, přesunete, stane
se hypertextový odkaz neplatným. Kromě toho je prakticky nemyslitelné, abyste
takovým způsobem zpracovaný dokument s odkazy na různě roztroušené soubory
posílali svým kolegům k dalšímu zpracování.
Makro PCWADDHYPERLINK.BAS, které naleznete i na našem CD, popisovaný problém
odstraňuje. Zkopíruje totiž ze všeho nejdříve všechny soubory, na které se bude
v dokumentu odkazovat, do stejné složky, v níž se dokument nachází. Při
kopírování zároveň dostanou soubory takové názvy, aby byla jednoznačně
vyjádřena příslušnost k danému dokumentu. Vzhledem k tomu, že se všechny
soubory nacházejí ve stejné složce jako dokument, není třeba k nim u
hypertextových odkazů udávat cestu. Tak můžete textový dokument včetně všech
materiálů přesunovat na libovolné jiné místo nebo kterýkoliv z objektů a
popřípadě i celý text bez obav dále upravovat.
Pro správné použití makra je třeba nejprve otevřít prostřednictvím klávesové
zkratky Editor jazyka Visual Basic a klepnout v levém sloupci do
okna projektu na položku Normal a makro přes menu File/Import File importovat.
Pro pohodlné použití makra pak následně můžete ve Wordu přes menu Nástroje/
Vlastní na záložce Příkazy klepnutím na položku Makra v poli Kategorie vložit
modul PCWADDHYPERLINK do panelu nástrojů jako tlačítko.

WORD 97-2003
4.Zobrazte si počet označených řádků přímo v dokumentu

Problém: Pro profesionální překladatele či textaře, kteří jsou placeni podle
počtu řádků, je často velmi užitečné, pokud si mohou u vybraných částí textu
zobrazit na okraji čísla řádků.

Řešení: Word nabízí číslování řádků jako jednu z funkcí, které se týkají
rozložení stránky. Najdete ji v menu Soubor/Vzhled stránky pod tlačítkem Čísla
řádků. Pokud tuto funkci povolíte, lze bez problémů celý text opatřit čísly
řádků. O něco komplikovanější je, když potřebujete očíslovat řádky ve vámi
označeném textu.
Nejprve ale musíte opatřit začátek označeného textu značkou Konce oddílu.
Přesuňte proto kurzor na začátek označeného bloku a klepněte do menu Vložit/
Konec. Zde v poli Typy konců oddílu zvolte položku Na stejné stránce. Tam, kde
má číslování řádků skončit a kde má pokračovat obyčejný text, opět vložte
stejný typ konce oddílu. Text ležící mezi těmito konci oddílu je nyní oddělený
od ostatního textu a můžete v něm přes menu Soubor/Vzhled stránky povolit
číslování řádků. Zapnutí této funkce bude viditelné, pokud budete tisknout
anebo pokud budete mít v menu Zobrazit nastavenou jako aktivní položku
Rozložení při tisku.
Daleko jednodušeji však můžete použít číslování řádků pomocí naší šablony
PCWZNUM.DOT, kterou naleznete na našem CD. Ta dokáže vždy, když si to budete
přát, očíslovat vámi vybraný text a popřípadě i číslování řádků odstranit.
Zkopírujte naši šablonu do složky Po spuštění ve složce Office. Umístění této
složky zjistíte v menu Nástroje/Možnosti/Umístění souborů. Poté znovu spusťte
Word. Naše makro vytvoří nový panel nástrojů PcwTools samozřejmě pokud ještě
neexistuje a v něm dvě tlačítka Z+ pro číslování řádků a Zpro odstranění
číslování.
Interval číslování je nastaven na pět a odsazení očíslovaného textu na 3 cm. Ve
zdrojovém kódu našeho doplňku si tyto hodnoty můžete nastavit podle svého, a to
v řádcích LineNumbering.CountBy či LeftMargin = CentimetersToPoints(číslo).
Pokud se rozhodnete makro odstranit, stačí PCWZNUM.DOT jednoduše smazat ze
složky Po spuštění Wordu.

WORD 97-2003/WORDPAD
5.Zjištění počtu výskytů určitého slova

Problém: Chtěli byste zjistit, zda se ve vašem textu vyskytuje nějaké slovo,
popřípadě potřebujete zjistit počet jeho výskytů. Takový druh vyhledávání ale
nenacházíte.

Řešení: S použitím jednoho malého triku to jde docela snadno. Použijeme totiž
funkci nahrazování slov v celém dokumentu.
Klepněte v menu Úpravy na příkaz Nahradit a zadejte do obou polí Najít: i
Nahradit za: slovo, jehož počet výskytů budete chtít zjistit. Aby se při
vyhledávání nerozlišovalo mezi výrazy obsahující malá či velká písmena,
nezapomeňte se ujistit, že je tato volba pod tlačítkem Více deaktivována. V
políčku Nahradit za: je třeba důsledně dbát na to, aby byl zadán výraz
obsahující jen malá písmena. Po stisku tlačítka Nahradit vše se zobrazí
dialogové okno, v němž se objeví počet nahrazení což je vlastně počet výskytů
daného výrazu v textu. Budete-li tuto funkci používat tak, jak jsme vám
poradili, zůstanou všechny výrazy, i ty, jež obsahují velká písmena, i po
použití funkce nahrazení ve stavu, v jakém byly původně.

WORD 2003-2004

6.Tisk brožurky ve formátu A5 na formátu A4

Problém: Chtěli byste si vytisknout brožurku ve formátu A5, přitom máte
dokument ve Wordu nastavený na formát A4. Na jednu stránku formátu A4 se tedy
mají vejít čtyři stránky brožury. Na konci budou všechny listy ve správném
pořadí, uprostřed se přeloží a sepnou sponkami.

Řešení: Ve velké míře záleží na správném rozdělení stránek. Na vrchní list tedy
patří první, druhá, předposlední a poslední stránka brožurky. Celý postup se
pak liší podle verze Wordu.
Word XP a 2003: V této verzi se s možností vytváření brožurek počítá. Stačí
klepnout do menu Soubor/Vzhled stránky a na záložce Okraje v poli Více stránek
zvolit typ Brožura. Poté nastavte ve stejném dialogovém okně okraje a umístění
hřbetu a potvrďte stiskem OK. Pokud vaše tiskárna nezvládá oboustranný tisk,
pak v menu Soubor/Tisk zatrhněte volbu Obousměrný ruční tisk. Pak budete po
vytištění všech předních stran vyzváni, abyste potištěné papíry obrátili a
znovu vložili do tiskárny, aby se mohly vytisknout zadní strany papírů.
Word 2000 takovými možnostmi nedisponuje, musíte si tedy brožuru vytvořit sami.
K tomu účelu klepněte do menu Soubor/Vzhled stránky a vyberte jako formát
papíru A4 a orientaci stránky na šířku. Na záložce Okraje pak zadejte velikost
okrajů a umístění hřbetu a zároveň umístěte zatržítko u položky 2 stránky na
list.
Pozor: Abyste mohli brožuru vytisknout, musí být počet stran v dokumentu
dělitelný čtyřmi. Proto pokud tomu tak u vašeho dokumentu není, vložte do něj
potřebný počet volných stránek. Jako příklad zde uvádíme osmistránkovou brožuru.
Vzhledem k tomu, že ve Wordu 2000 nejsou stránky ve správném pořadí pro tisk
brožury, je nutno každý list tisknout jednotlivě. Klepněte do menu Soubor/Tisk
a do pole Rozsah stránek zadejte do políčka Stránky výraz 8,1. Na prvním listu
se tak objeví poslední a první stránka dokumentu. Potom list otočte a nyní
vytiskněte stránky 2,7. Na další list se pak na přední stranu vytisknou strany
6,3 a na zadní stranu 4,5. Důležité je, abyste při tisku přední strany zadávali
nejprve číslo zadní strany a teprve pak číslo strany přední. U zadních stran je
tomu pak přesně naopak, jak ostatně vyplývá z našeho příkladu. Nakonec už stačí
jen listy položit na sebe a složit.

Tabulkové kalkulátory

S Excelem a jeho konkurentem Calc nemusíte pouze vytvářet tabulky, nýbrž s nimi
můžete i počítat! Žádná komponenta z balíku kancelářských aplikací nedisponuje
takovým množstvím nepoužívaných funkcí jako právě tabulkové procesory. V
následujících tipech vám ukážeme, co se v těchto aplikacích skutečně skrývá.

EXCEL 97-2003
7.Standardní a uživatelem definované kontroly správnosti

Problém: Chtěli byste v otevřeném listu zabránit tomu, aby se v jisté oblasti
buněk nemohly zadávat chybné nebo nesmyslné údaje. Zároveň byste si potřebná
kritéria pro zadávání hodnot chtěli definovat sami.

Řešení: Tento požadavek se dá realizovat pomocí funkce Kontrola chyb, která je
v Excelu k dispozici. Po označení požadované oblasti buněk, např. celého
sloupce, a klepnutí do menu Data/Ověření vám Excel přímo nabídne možnost
nastavení rozličných kritérií. Často stačí v poli Ověřovací kritéria uvést
pouze parametr Celé číslo a nastavit minimální a maximální hodnotu, čímž
zabráníte zadání záporných čísel nebo nerealisticky vysokých hodnot či zlomků.
Při zadávání textu zase pomůže kritérium Délka textu, třeba když bude později
obsah tabulky exportován s pevným nastavením rozložení stránky.
Užitečná je rovněž možnost nastavení ověřovacího kritéria Seznam. Pokud máte
někde na stejném listu oblast buněk se seznamem hodnot, které bude pouze možné
do oblasti sledované funkcí Kontrola chyb zadat, pak tuto oblast se seznamem
hodnot nastavíte v poli Zdroj. Ve sledované oblasti se vám pak při zadávání
hodnoty buňky bude zobrazovat šipka s rozevíracím seznamem všech možných
hodnot, které lze do tohoto pole zadat. Parametr Zdroj se zadává buď jako
rozsah buněk, např. =B1:B50, nebo jako jméno =Výrobky. Druhý způsob lze použít
pouze tehdy, pokud bylo oblasti buněk přiřazeno nějaké jméno.
Jestliže jsou kritéria komplikovanější, pak se do pole Ověřovací kritéria zadá
do parametru Povolit hodnota Vlastní a v dalším políčku se zadá vzorec. Tímto
způsobem můžete např. pro nějakou oblast buněk definovat, že mohou být zadávány
pouze z určitého seznamu a kromě toho se žádná z hodnot nesmí opakovat dvakrát.
Vzorec pro zmiňovaný příklad bude vypadat takto:
=A(RANK(D1;$L$1:$L$100;0)>0;COUNTIF($D:$D;D1) Stejně jako u příkladu s kritériem Seznam se Excel rozhoduje podle seznamu
hodnot v buňkách (L1:L100), zda je hodnota ve sloupci D platná. Dvojité zadání
stejné hodnoty je vyloučeno, neboť potom by funkce COUNTIF hlásila hodnotu 2.
Dalším příkladem pro uživatelem definované pravidlo pro funkci Kontrola chyb je
tento výraz:
=A(ZLEVA(B1;3)="pcw";ZPRAVA(B1;4)=".zip";DÉLKA(B1)>10)
Vynutí při zadávání jmen souborů správnost zadání tím, že musí být splněna
podmínka na jméno souboru, příponu a minimální délku.

EXCEL 97-2003/CALC

8.Formátování buněk podle parametrů při přednastavených a individuálně
nastavovaných pravidlech

Problém: Tabulky v Excelu vám poskytnou maximální přehlednost, pokud se údaje v
tabulkách při překročení vámi zadané hodnoty opticky zvýrazní.

Řešení: Excel disponuje v menu Formát/Podmíněné formátování v parametru Hodnota
buňky řadou jednoduchých kritérií, v nichž můžete využít automatické
formátování. Jestliže například vyberete podmínku je větší než a vpravo vedle
zadáte číslo, pak při překročení již zmíněné hodnoty se použije v buňce formát,
který si nastavíte stiskem tlačítka Formát v dialogovém okně podmíněného
formátování. Vzhledem k tomu, že v podmíněném formátování můžete použít až tři
podmínky, je možné takto barevně odlišit vysoké hodnoty od středních a nízkých.
S parametrem Hodnota buňky ale brzy narazíte na jeho značné omezení. Při jeho
použití pracuje Excel pouze s konstantami, dále není možné na sebe navazovat
další podmínky ve smyslu logické spojky AND a za třetí se dá takový parametr
použít pouze pro číselné hodnoty. Parametr Vzorec je v tomto směru daleko
zajímavější, jelikož s ním můžete řešit poměrně složité úkoly. Pokud kupříkladu
chcete ve sloupci A zvýraznit každou hodnotu, která je větší než 8 000 (pevně
zadaná konstanta) nebo je větší než dvojnásobek průměrné hodnoty či je
maximální hodnotou ve sloupci A, pak použijte takovýto vzorec:
=NEBO(A1>PRŮMĚR(A:A)*2;A1=MAX(A:A);A1>8000)
Při zvýrazňování nízké hodnoty je nutné vždy dbát na to, aby nebyly omylem
formátovány i prázdné buňky (těm je implicitně přiřazena hodnota 0), takže je
např. vhodné použít následující příkaz:
=A(A10)
Relativní adresa buňky (A1) se, jak je v Excelu obvyklé, bude měnit podle adres
v oblasti označených buněk. Podmínka Vzorec však dokáže pracovat i s textem či
datumy:
=A(A1>0;DNES()-A1>730)
Tato podmínka zvýrazní všechny buňky obsahující datum, ve kterých se toto datum
liší více než o dva roky od aktuálního data. Na obrázku vidíte podmíněné
formátování ve čtyřech úrovních: velmi starý starý aktuální budoucí.

EXCEL 97-2003/CALC
9.Nastavení formátu definovaného uživatelem: datum s názvem dne v týdnu

Problém: Chtěli byste si naformátovat buňky tak, aby se v případě, když do nich
napíšete datum, objevila v buňce zkratka dne v týdnu např. pá, 13.11.04. To
však nepatří ke standardnímu nastavení programu.

Řešení: Standardní formát, v němž je zobrazováno datum, závisí na nastavení
Windows. Do určité míry se dá tento formát změnit v Ovládacích panelech. V
Excelu či Calcu má uživatel z hlediska možností nastavení formátu čísel daleko
větší možnosti. Přesuňte se do menu Formát/Buňky/záložka Číslo. V poli Druh
označte položku Vlastní. Do políčka Typ pak vložte kupříkladu výraz:ddd,
dd.mm.rr
Výsledkem tohoto nastavení bude datum ve formátu ne, 10.08.03. Další úpravy pak
určitě budou bez problémů. Parametr rrrr nastaví číslo roku jako čtyřmístnou
číslici. Použijete-li parametr T.M., bude se zobrazovat den a měsíc bez nuly.
Nastavíte-li formát na dddd, dd.mm.rr, pak se datum zapíše v kompletní formě
bez jakéhokoliv zkracování.
U posledně zmiňovaného způsobu zobrazení data budou údaje v buňkách poměrně
nepřehledné, neboť každý den v týdnu představuje různě dlouhý řetězec. Tady
pomůže znak *. Vložte jej mezi název dne a číselné datum:dddd, * dd.mm.rr
Nyní budete mít název dne v týdnu zarovnaný doleva a samotné číselné datum
zarovnané doprava. Znak * se totiž postará o to, aby se použily ke zbytku
výplně buňky znaky před a za *, v tomto případě mezery. Excel tyto vámi
definované typy ukládá do seznamu všech formátů, takže vám budou okamžitě k
dispozici i pro použití v jiných tabulkách.

EXCEL 97-2003/CALC
10.Automatické vyplnění datových řad pomocí myši

Problém: Když děláte v Excelu např. přehled docházky zaměstnanců vaší firmy,
potřebujete vytvořit datovou řadu, která bude obsahovat pouze pracovní dny. Pak
je nemožné použít pro vytvoření takové řady praktickou funkci automatického
vyplňování pomocí myši, jednoduše se vám to nepodaří.

Řešení: Stačí několik správných triků, jimiž Excel donutíte vyplňovat prakticky
všechny možné datové řady. V našem konkrétním případě stačí táhnout řadu se
stisknutým pravým tlačítkem myši a poté z kontextového menu vybrat položku
Vyplnit pracovní dny. Toto vyplňování se vám podaří i pomocí levého tlačítka
myši, pokud máte již vytvořený solidní základ pro vyplnění takové řady. V našem
případě stačí řada pěti po sobě následujících datumů, které obsahují pouze
pracovní dny a Excel váš úmysl bezpečně pozná.
V případě Calcu stačí pro tento účel vybrat z menu Úpravy položku
Vyplnit/Posloupnosti a zde zvolit možnost Den v týdnu.

EXCEL 97-2003
11.Rychlé přepínání mezi jednotlivými druhy zobrazení

Problém: U větších projektů zpracovávaných v Excelu byste kvůli přehlednosti
chtěli mít daleko více místa na monitoru.

Řešení: Možnosti zobrazení se dají v Excelu optimalizovat bez jakýchkoliv
dalších nástrojů. Všechna nastavení se nacházejí v menu Nástroje/Možnosti na
záložce Zobrazení, stejně jako v menu Zobrazení/Panely nástrojů. Samotné menu
Zobrazení pak obsahuje možnost Celá obrazovka, které ukáže tabulky bez lišty
okna programu.
Bohužel je neustálé ruční nastavování způsobů zobrazování dosti nepohodlné.
Proto vám na našem CD nabízíme makro, jež dokáže automaticky přepínat mezi
zobrazením klasickým a zobrazením, které obsahuje minimálně ovládacích prvků a
je tudíž nejvhodnější k prohlížení obsáhlejších tabulek. Makro
PCWCHANGEVIEW.BAS ukáže obsah okna Excelu bez menu, panelů nástrojů či
stavového řádku a samozřejmě toto zobrazení zase dovede zrušit a vrátit okno
Excelu do původního stavu.
Jestliže chcete makro použít jen v určitém sešitu, otevřete jej a klávesovou
zkratkou spusťte Editor jazyka Visual Basic. Zde klepněte na
položku ThisWorkbook a makro importujte příkazem File/Import File. Pokud se
rozhodnete makro používat globálně, tj. ve všech tabulkách Excelu, pak bude
fungovat pouze tehdy, když je integrujete do souboru PERSONL.XLS. Jestliže
Editor jazyka Visual Basic nenabízí žádný VBA projekt (PERSONL.XLS), musíte si
jej ze všeho nejdříve vytvořit. Nejjednodušším způsobem je nahrání jakéhokoliv
makra (nemusí ani nic dělat) přes menu Nástroje/Makro/Záznam nového makra a
jeho uložení do osobního sešitu maker (PERSONL.XLS).
Upozornění: Rozhodně nezapomeňte pro toto makro definovat klávesovou zkratku, a
to přes menu Nástroje/Makro/Makra, kde stisknete tlačítko Možnosti. Vzhledem k
tomu, že po spuštění makra zmizí z monitoru všechny ovládací prvky, není žádná
jiná možnost, jak spuštěné makro vypnout.

EXCEL 97-2003/CALC
12.Sešit Excelu jako databáze: jak získat hodnoty z tabulek

Problém: Do jedné tabulky Excelu byste chtěli načítat ceny, a to vždy v
okamžiku, kdy se na listu objeví název materiálu. Proto další tabulka obsahuje
seznam všeho materiálu, včetně jeho ceny. Řešení tohoto úkolu pomocí makra nebo
přes databáze je však příliš zdlouhavé.

Řešení: Nejjednodušší řešení vyžaduje pouze další list v sešitu Excelu a
šikovný vzorec. V našem příkladu zmíněný další list obsahuje data ze seznamu
materiálu. Ve sloupci A jsou názvy materiálu a ve sloupci B pak odpovídající
ceny materiálu.
Nyní stačí do hlavní tabulky pomocí vzorce zadat název materiálu, zjistit jeho
cenu a tu přenést do hlavní tabulky. Předpokládejme, že máme v buňce A6 položku
Kov. Do buňky B6 tedy přijde jeho cena. Tu automaticky do buňky vložíme
prostřednictvím vzorce:
=INDEX(List2!B:B;POZVYHLEDAT(A7;List2!A:A;0))
Příkaz Index definuje oblast, z níž chceme hodnotu získat. Tato oblast na listu
2 obsahuje ceny všech možných materiálů. Funkce Pozvyhledat zjistí, kterou
položku má funkce index předat. Popisovaná funkce v Excelu pracuje podle vzoru:
=POZVYHLEDAT(co, prohledat, shoda)
Funkce tedy hledá, které slovo se vyskytuje např. v buňce A7. V seznamu na
listu 2 najde toto slovo ve sloupci A. Výraz Shoda má hodnotu 0, což znamená,
že funkce vrací zpět pouze identické výrazy. Výsledkem funkce POZVYHLEDAT je
tedy vyhledání řádku, obsahujícího výraz zadaný v listu 1. Funkce Index pak
přiřadí k údaji na listu 1 správnou hodnotu ze sloupce B. Na našem CD najdete
vzorovou tabulku MAT.XLS, která vám ještě více přiblíží princip fungování
tohoto příkazu.
Calc se liší pouze klíčovým slovem místo POZVYHLEDAT používá výraz MATCH. Při
importu odpovídajícího XLS souboru se však automaticky provádí konverze obou
těchto příkazů, takže funkčnost vzorců není nijak narušena.

Prezentace

Je velká škoda, když váš velkolepý nástup na nějaké přednášce nebo akci zkazí
banální až nešťastné komplikace technického charakteru. Pokud ale použijete
naše tipy, budete mít techniku prezentací tak v malíčku, že se bez obav můžete
soustředit na to nejdůležitější, na samotné přednášení.

POWERPOINT 97-2003
13.Hudba na pozadí při prezentaci na ostatních počítačích

Problém: Svoji prezentaci jste podbarvili hudební kulisou, tvořenou zvuky či
hudebními ukázkami. Pokud ale prezentaci spustíte na jiném počítači, najednou
se žádný zvuk neozývá.

Řešení: Při standardním nastavení se zvukové soubory větší než 100 KB do
prezentací nevkládají, nýbrž se k nim pouze vytvářejí zástupci. Pakliže
prezentaci později přehráváte na jiném počítači, je pochopitelně ticho, neboť
zvukové soubory na tomto počítači jednoduše chybí. Výše zmiňované nastavení
PowerPointu však můžete upravit: v menu Nástroje/Možnosti na záložce Obecné
zvětšte hodnotu u položky Propojit zvuky se soubory většími než...

POWERPOINT 97-2003
14.Správné druhy písma při prezentaci na jiném počítači

Problém: Když spustíte prezentaci na nějakém jiném počítači, jsou v ní všechna
písma jiná.

Řešení: Jestliže v souboru PowerPointu používáte truetypová písma, která na
jiném počítači chybí, jsou tato písma jednoduše nahrazena jinými. Tomu se
můžete vyhnout, pokud v prezentaci používaná truetypová písma přidáte do PPT
souboru. K tomu účelu stačí při ukládání prezentace klepnout na tlačítko
Nástroje a zde vybrat položku Vložit písma True Type (PowerPoint 2000). V
PowerPointu 97 se objevuje podobná volba ve formě zatržítka přímo v dialogovém
okně pro uložení souboru. Ve verzi XP/2003 je třeba jít do menu Nástroje/
Možnosti a zde na záložce Ukládání zatrhnout položku Vložit písma True Type.

POWERPOINT 97-2003
15.Vzájemné kombinování několika prezentací

Problém: Vytvořili jste si již několik prezentací, které se do určité míry
navzájem tematicky překrývají. Proto se vcelku logicky nabízí možnost, jak
všechny prezentace sloučit nebo některé jejich části zkombinovat dohromady.

Řešení: Pokud potřebujete kombinovat několik prezentací do jedné, aniž byste
museli jejich předvádění přerušovat, nadefinujte si mezi nimi jednoduše
přechody, které zajistí plynulou změnu jedné prezentace do druhé, druhé do
třetí atd. a popřípadě zase zpět na nějaký určitý snímek. Otevřete si proto
první prezentaci a přesuňte se na požadovaný snímek. Nyní klepněte do menu
Prezentace/Tlačítka akcí a z řady políček, jež se objeví, vyberte prázdné vlevo
nahoře. To umístěte třeba do pravého horního rohu snímku.
Nyní se objeví dialogové okno Nastavení akce, v němž aktivujte volbu Přejít na
cíl hypertextového odkazu a z rozevíracího seznamu vyberte položku Jiná
prezentace aplikace PowerPoint. Z dialogového okna nyní vyberte PPT soubor
další prezentace a potvrďte stiskem tlačítka OK. I zde zadejte snímek, od něhož
má prezentace pokračovat, a opět svou volbu potvrďte. Když se při předvádění
své prezentace dostanete na snímek, z něhož budete chtít pokračovat další
prezentací, jednoduše stiskněte tlačítko, čímž se okamžitě přesunete na vámi
vybraný snímek z druhé prezentace. Podobně můžete postupovat při připojování
dalších prezentací.

IMPRESS
16.Otevírání externích dokumentů během prezentace

Problém: Chtěli byste do prezentace umístit odkazy na externí zdroje, např.
odkaz na nějakou internetovou stránku. Tyto stránky byste chtěli otevřít nebo
byste chtěli mít možnost spustit nějaký externí program, aniž by bylo nutné
prezentaci přerušovat.

Řešení: Impress umožňuje doplnit obrázky o akce, které se provedou, pokud na
tyto obrázky poklepete. Těmito akcemi se myslí přehrání nějakého zvuku, v úvahu
připadá i možnost spuštění nějakého programu. Označte si při vytváření
prezentace takový obrázek tím, že na něj klepnete myší a současně držte
stisknutou klávesu Ctrl. Potom klepněte na obrázek pravým tlačítkem myši a z
kontextového menu vyberte příkaz Interakce. Nyní můžete pod položkou Akce při
kliknutí myší přiřadit třeba možnost spuštění programu. Velmi praktickou je
možnost Přejít na dokument. Tady se totiž vybraný soubor otevře přímo v
aplikaci přidružené k typu otevíraného souboru. Přitom se vždy Impress zeptá,
zda skutečně chcete tento soubor otevřít. Pokud vás takové dotazování během
prezentace ruší, můžete ho vypnout v menu Nástroje/Volby/Bezpečnost tím, že
nastavíte položku Spustit makro na hodnotu Vždy.
Pokud jako odkaz pro otevření zadáte internetovou adresu, otevře se při
klepnutí na něj automaticky standardně nastavený internetový prohlížeč, v němž
se tato stránka zobrazí. V tomto případě se žádný dotaz ohledně zabezpečení
nezobrazí.

Export souborů a XML

XML je univerzální formát pro ukládání strukturovaných informací. Dokumenty ve
formátu XML se dají bez problémů konvertovat do HTML či PDF. Přitom lze
automaticky vytvořit obsah či navigační prvky v dokumentu. Při standardním
nastavení nemá ani MS Office, ani OpenOffice k dispozici funkce pro podporu
XML. Přesto vám nabízíme tipy a triky a především program PCWSXWEXPORT, který
vás přivede k profesionálně vytvořeným dokumentům.

OPENOFFICE
17.Účinné využití XML formátu pro export dokumentů

Problém: OpenOffice dokáže ukládat soubory do formátu XML. Bohužel nemá k
dispozici nástroje, které dokáží přednosti XML formátu využít.

Řešení: OpenOffice používá dobře dokumentovaný, otevřený standard (viz
xml.openoffice.org). Díky tomu se dají soubory bez problémů převádět do jiných
formátů nebo je možné je ukládat do databází. V případě formátů dokumentů MS
Office toto standardně možné není. Tyto možnosti jsou nedokumentované a
konverze dokumentů bez ztráty informací se navíc pokaždé nepovede.
Textový editor v OpenOffice standardně ukládá ve formátu SXW, který se dá
otevřít i na počítačích, kde není OpenOffice nainstalovaný. SXW soubor totiž
obsahuje několik XML souborů, zabalených v archivu ZIP. Proto obsah souboru
můžete přečíst, pokud dáte SXW souboru příponu ZIP, rozbalíte jej a otevřete si
soubory v tomto archivu v nějakém textovém editoru. Vlastní text dokumentu je
obsažen v souboru CONTENT.XML.
Ovšem je možné ukládat vámi vytvářené dokumenty rovněž přímo ve formátu XML (od
verze OpenOffice 1.1 či Star Office 7). Možná bude nutné dodatečně nainstalovat
potřebné filtry. K tomuto účelu spusťte instalační program OpenOffice a v poli
Volitelné součásti vyberte položku Příklady XSLT filtrů. Kromě toho zmíněné
filtry potřebují ke své činnosti nainstalovaný Java 2 Runtime Environment
(verzi 1.4.2a naleznete na našem CD). V dialogovém okně Uložit jako se následně
objeví v poli Uložit jako typ nová položka DocBook (zjednodušený) (.xml).
Po instalaci XSLT filtrů dokáže OpenOffice importovat i XML soubory vytvořené
ve Wordu nebo Excelu 2003.

OPENOFFICE
18.Převod existujících XML souborů do jiných formátů

Problém: Internetové prohlížeče dokáží XML soubory (DocBook) vytvořené v
OpenOffice ukázat pouze ve stromovém zobrazení. Takové zobrazení ale není
zrovna vhodné.

Řešení: Docbook (www.docbook.org) je sbírka standardů pro technické publikace.
Jako výchozí materiál se hodí libovolný text, který je nějakým způsobem
strukturovaný na kapitoly a odstavce. XML soubor ve formátu Docbook vytvořený v
OpenOffice obsahuje podobně jako každý HTML soubor tagy, které však nepoukazují
na formát textu, nýbrž na jeho logickou strukturu. Např. tag označuje
první oddíl textu a odstavec textu. S pomocí souboru šablony ve formátu
XSL (Extensible Stylesheet Language) se dá z XML souboru vytvořit formátovaný
dokument. K dispozici jsou HTML soubory s obsahem, s navigací (Zpět, Vpřed, na
začátek) nebo PDF soubory se záložkami, případně formát RTF. Podle typu
aplikace tak mohou dokumenty obsahovat bibliografie, soubory odkazů, glosáře,
matematické vzorce či indexy.
Aby vše fungovalo bez problémů, je potřeba několik dodatečných utilit a řada
šablon. Pro některé formáty pak musíte navíc šablony indoviduálně upravit.
Všechny potřebné kroky naleznete publikované na internetu na adrese
www.sagehill.net/docbookxsl/index.html.
Možná, že se vám to všechno zdá poněkud složité. Bohužel tomu tak i je. Ten,
kdo bude zkoušet systém DocBook uvést do provozu, má určitě několik dní co
dělat, než bude všechno fungovat. Z tohoto důvodu jsme pro vás vyvinuli balíček
programů, s jehož pomocí budete již po krátkém seznámení schopni vytvářet
profesionálně vypadající dokumenty. Přesný postup, jak na to, najdete v
následujícím tipu.

OPENOFFICE, WORD 97-2003
19.Speciální utilita PC WORLDu pro konverzi do PDF, HTML či RTF

Problém: Instalace a konfigurace utilit pro zpracování XML souborů je příliš
namáhavá.

Řešení: Na našem CD vám nabízíme německou utilitu pcwSxwExport 1.0. Ta umožňuje
konverzi souborů z Writeru, jakož i XML souborů (všechno vytvořené v
OpenOffice), stejně jako souborů Wordu do formátů HTML, PDF a RTF. Pro export
do formátu PDF musíte mít nainstalovaný Java 2 Runtime Environment, který
naleznete i na našem CD. Naproti tomu nemusíte mít nainstalovaný ani
OpenOffice, ani Word, protože utilita pracuje nezávisle na nich.
Složka pro instalaci pcwSxwExport nesmí v názvu obsahovat mezeru. Proto
doporučujeme utilitu nainstalovat do složky pcwSxwExport v kořenovém adresáři
disku. Pokud pracujete ve Windows 98 nebo ME, je nutno upravit soubor FOP.BAT,
nacházející se ve složce \pcwSxwExport\fop. Otevřete dávkový soubor v nějakém
textovém editoru a do řádku set LOCAL_FOP_HOME= doplňte cestu ke složce, kde je
pcwSxwExport nainstalovaný, kupříkladu C:\pcwSxwExport\fop\ (nezapomeňte na
zpětné lomítko na konci cesty!). Ve Windows 2000/XP musíte vlastnit práva pro
zápis do instalační složky programu. Utilita si tam totiž bude průběžně
odkládat dočasné soubory.
Spusťte soubor pcwSxwExport.EXE. Na záložce Optionen zadejte cestu k souborům,
které budete konvertovat. Pokud tento údaj nevyplníte, použije se jako
standardní cesta složka out v instalační složce aplikace.
V poli Konvertieren in zvolte požadovaný výstupní formát, například PDF. Vpravo
od zmiňovaného pole následně uvidíte parametry, které budou použité pro
konverzi. Zadávací políčko obsahuje cestu k XSL souboru šablony. Pod ním jsou
uvedeny parametry, např. body.font.master pro velikost písma v PDF dokumentu či
paper.type pro formát velikosti papíru. Informace ke všem parametrům si můžete
přečíst v menu Hilfe/Docbook. V tomto anglicky psaném dokumentu klepněte na
odkaz Reference Documentation/DocBook XSL Stylesheet Reference Documentation/FO
Parameter Reference (platí pro PDF dokumenty).
Abyste pro různá nastavení nemuseli pokaždé měnit parametry, jsou shromážděny
do profilů. Proto než provedete nastavení, vyberte si v rozevíracím menu
Parameter-Profile vhodný profil od 0 do 9.
Celou aplikaci doporučujeme nejprve vyzkoušet, a to nejlépe s některým z
ukázkových dokumentů uvedených ve složce pcwSxwExport\In. Přejděte na záložku
Konverter a přetáhněte soubor Beispiel_de.SXW do zadávacího políčka Datei(en):,
nebo soubor otevřete prostřednictvím tlačítka na pravém okraji políčka. Poté
stiskněte tlačítko Start a počkejte, až konverze proběhne. V cílové složce pak
uvidíte konvertovaný soubor. Pokud na záložce Optionen ještě před konverzí
umístíte zatržítko před položku Dokument automatisch Öffnen, otevře se soubor
okamžitě po konverzi v přidružené aplikaci a vy si jej tak můžete okamžitě
prohlédnout.
Demonstrační soubor Beispiel_de.SXW slouží také k orientaci v případě, kdy si
sami zamýšlíte vytvořit dokument. Demonstruje použití šablon pro znaky a
odstavce, které formátují dokumenty typu Docbook.
Upozornění: Při exportu souborů DOC platí několik omezení. Jsou ignorovány
všechny obrázky v dokumentu a potíže působí i převod poznámek pod čarou.

OPENOFFICE, WORD 97-2003
20.Spuštění programu pro konverzi pomocí makra

Problém: Chtěli byste aplikaci pcwSxwExport integrovat do OpenOffice či Wordu
tak, aby dokázal okamžitě konvertovat právě vytvořený dokument.

Řešení: PcwSxwExport podporuje i práci prostřednictvím nejrůznějších parametrů.
Můžete aplikaci volat i přes příkazový řádek, dávkový soubor či makro. Soubor
pro vyzkoušení naleznete ve složce \pcwSxwExport\Macros. Příkazový řádek potom
může vypadat takto:
pcwSxwExport -file: -p -c -auto=1
Výraz obsahuje cestu k souboru, který se má převést. Přepínačem
-p zadáváte číslo profilu a parametr -c pak obsahuje výstupní formát souboru.
Číslování vždy začíná od nuly. Výraz -p 0 -c 2 znamená vybraný profil 0 a
výstupní formát PDF. Pokud parametr -p nebo -c chybí, použije program parametry
nastavené při poslední konverzi. Přepínač -auto=1 spustí konverzi a po jejím
skončení uzavře i vlastní program.
Makro v OpenOffice nebo ve Wordu musí předat pouze název dokumentu, který se
bude převádět, a zbylé parametry. Ukázkové příklady naleznete ve složce
\pcwSxwExport\Macros včetně krátkého návodu pro instalaci a zdrojového kódu pro
oba kancelářské balíky.

OPENOFFICE, WORD 97-2003
21.Kompilování souborů nápovědy ve formátu HTML do formátu CHM

Problém: Prakticky všechny novější aplikace pro Windows mají soubory s
nápovědou ve formátu HTML Help jako CHM soubory. Chtěli byste tedy takové
soubory vytvářet.

Řešení: Zdarma dostupný program Microsoft HTML Help Workshop, který též
naleznete na našem CD, dokáže CHM soubory vytvořit. Jako zdrojové soubory
vyžaduje dokumenty ve formátu HTML vždy jeden pro každý oddíl nápovědy.
Ukázkový příklad rovněž najdete v instalační složce programu pcwSxwExport, a to
v podsložce \In\Serapion.SXW. Vyberte v programu pcwSxwExport volbu HTML-Help a
proveďte konverzi souboru. Potom zkopírujte soubor DBK.CSS ve složce
\Out\Common do složky \Out\Serapion. CSS soubor jasně stanoví např. druh či
velikost písma v souborech HTML. V cílové složce otevřete soubor Htmlhelp.HHP.
Nyní se už jen v Microsoft HTML Help Workshopu musíte přesunout do menu
File/Compile a zde stisknout tlačítko Compile. Aplikace pak konečně vytvoří ve
složce \Out soubor nápovědy Htmlhelp.CHM.

Vlastnosti VBA v Open Office: makra nejsou kompatibilní
Pokud klepnete do menu Nástroje/Volby a zde na položku Načítání/ukládání, kde
vyberete další položku Vlastnosti VBA, objeví se dialogové okno, jež řadu
uživatelů zcela spolehlivě zmate. Vypadá to totiž, že je možné VBA makra z MS
Office do OpenOffice konvertovat a tam je spouštět. Skutečnost je však taková,
že se v OpenOffice nedají spouštět žádná makra vytvořená v balíku MS Office.
Výše zmiňované dialogové okno znamená asi toto: zatímco se dřívější verze
OpenOffice jednoduše VBA maker v dokumentech MS Office při ukládání zbavovaly,
novější verze 1.1 už tato makra uchovává. Přitom je zdrojový kód makra
kompletně komentován příkazem REM. Pokud později tentýž dokument obsahující
makra opět ukládáte ve formátu MS Office, pak OpenOffice všechny komentáře
odstraní, takže makra při otevření v MS Office zase bez problémů fungují.
Upozornění: OpenOffice se stará o ochranu hesly ve VBA projektech obsažených v
souborech MS Office jen málo. Ukáže vám bez problémů zdrojový kód prakticky
všech prvků výjimkou snad jsou pouze UserForms.












Komentáře

K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.