Evidence papírové pošty - POŠTA 2.2

Software | 01.09.02

Je bezesporu pravdou, že se zvyšuje objem zpracovávané pošty při běžnémkancelářském provozu. Ačkoliv přechází část této korespondence přímo do elektronické podoby, papírová f...





Je bezesporu pravdou, že se zvyšuje objem zpracovávané pošty při běžném
kancelářském provozu. Ačkoliv přechází část této korespondence přímo do
elektronické podoby, papírová forma má stále svoje nezastupitelné místo.


Evidence

Rovněž papírovou poštu je vhodné nějakým způsobem archivovat a evidovat.
Nepraktickým se jeví házení všech dopisů do jedné krabice s tím, že když bude
něco potřeba, tak se to tam najde. Podstatně lepším řešením je zapisování došlé
pošty do sešitu a následné přesně definované ukládání. Na ještě lepší řešení
přišli autoři programu Pošta 2.2. Zůstává definované ukládání pošty do šanonů,
místo zapisování do knihy se zapisuje do počítačové evidence.

Při spuštění programu je třeba se přihlásit uživatelským jménem a heslem, aby
byl ověřen přístup do databáze pošty. Uživatelské jméno je pak uvedeno i u
jednotlivých zadaných dokumentů. Po přihlášení se objeví okno s kalendářem, ve
kterém je vyznačeno aktuální datum. Zobrazení kalendáře je možná efektní, ale
nějak mi důvod jeho zjevení uniká. Datum je totiž spolu s časem uvedeno v horní
liště okna.

Přirozené je, že evidujeme odesílanou poštu, abychom věděli, kam jsme kdy, co a
komu poslali. Pro tento účel je program obdařen databází firem, kam poštu
zasíláme. Evidence firem jde trochu mimo účel evidence pošty. Nač např.
potřebuje odesílatel pošty vědět, kdy bylo jaké společnosti vydáno povolení k
podnikání? Posílání pošty jenom soukromým osobám není nijak zvlášť upraveno,
ale není to na škodu.


Práce s programem

Pokud stisknete po spuštění tlačítko skrýt kalendář, je tento skryt. Jiná
tlačítka okno neobsahuje, je proto nutné použít pull-down menu. Kromě
obligátních položek, jako je konec a nápověda, umožňuje jedna z položek spustit
vestavěný textový editor. Ten je použit jakožto doplněk pro psaní dopisů.
Aplikace se totiž snaží spojit funkci evidence pošty spolu s prostředím pro
její tvorbu. Ačkoliv jsou tyto dvě vlastnosti provázané, věnujme se každé
zvlášť.

Evidence pošty umožní rozlišovat mezi došlou a odesílanou částí. Při zadávání
jednotlivých položek není přiliš zřetelné, o kterou část se jedná. Zadávání
identifikačních údajů naprosto stejným formulářem mi přijde nepraktické. Text
doručené pošty je možné přepsat do programu.

Odesílaná a přijatá pošta je uvedena na společném seznamu, odlišují se
identifikačním písmenem. Tento seznam je možné přeuspořádat podle jednotlivých
polí, což se jeví býti šikovným. Pokud bude pošty větší objem, neškodilo by
zvolit jiný systém zobrazení. Řádkový seznam není totiž nijak zvlášť přehledný.

Volně se dostávám k možnosti psaní pošty. Jak již bylo uvedeno, seznam pošty je
řádkový výčet. Pomocí tlačítka je pak dovoleno vytvořit novou poštu. První
poznámka je k tomu tlačítku. Na začátku je uvedeno, že v okně je jen jedno
tlačítko. Ovšem v tom původním položky menu otevírají další instance, které
jsou na tlačítka bohatší. Druhá glosa se týká vytvoření pošty. Lze totiž napsat
nejen přímo dopis, ale poslat text e-mailem nebo vytvořit svodku pošty.


Psaní pošty

V jiné položce menu je možné zadat identifikaci vlastní firmy. Pomocí do
formuláře zadaných údajů je pak možné generovat de facto hlavičkové papíry.
Hlavička může dokonce obsahovat i logo firmy. Je třeba, abyste si několik
hlavičkových papírů zkusili vytisknout. Použití šablony tisku není vždy
bezproblémové, alespoň co se náhledu týče.

Zajímavou vlastností je vkládání oslovení a rozloučení pomocí tabulky. Do ní
samozřejmě můžete přidávat libovolné fráze. V některých případech mi ovšem
připadá rychlejší pozdrav prostě napsat, než vybírat ze seznamu. Musel bych si
však být vědom toho, že můj text musí "štábní" kulturu udržovat sám od sebe.
Kdybych totiž oslovení vybral, program se sám postará o korektní sazbu na
stránce. Jinak formát dopisu odpovídá víceméně konvencím pro oficiální poštu.
Program postrádá možnost tisku obálek, zde budete muset zapojit jiný software
nebo hardware (vlastní ruku a psací prostředek).

Dalším rysem je i evidence cenin, které jsou spojeny s provozováním poštovního
styku. Je možné opět definovat vlastní druhy cenin a tisknout jejich sestavy.


Shrnutí

Program na mne působil poněkud neopracovaným dojmem. Ovládání je někdy až
nepřehledné. Občas vyskočí na uživatele okno s hlášením Neplatná záložka!, ale
program funguje dál. Některé vlastnosti snad ani do poštovního programu
nepatří, např. příliš detailní (a tím pádem i trochu nepřehledný) seznam
kontaktů. Také typů cenin nejsou desítky, aby bylo nutné jejich seznam řešit
další tabulkou, stačil by výběr z několika položek. Zdá se, že je příliš
spojena konfigurace programu a vlastní práce. Obloukem tak přecházím k možnosti
konfigurace. Jedinou položku, kterou je možno nastavit, je počet sloupců a
řádků již zmiňovaného kalendáře.

Ačkoliv to tak možná nevypadá, může být Pošta 2.2 velice užitečným pomocníkem
pro uživatele, kteří chtějí mít ve své korespondenci pořádek. Poněkud nezvyklé
a trochu neohrabané ovládání však může při intenzivním používání přejít do
krve. Kdyby ale autoři ještě vylepšili ergonomii ovládání, přidali například
průvodce, jistě by mohla být recenze příznivější. Ale i tak v žádném případě
nevylučuji, že si program svoje uživatele najde.


Pošta 2.2

dobrá myšlenka
nedopracované
K recenzi poskytla firma: Rosa Data, http://www.posta.jrv.cz
Cena: 1 495 Kč (jednouživatelská licence)















Komentáře

K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.