Tip: Mailujte jako profesionál - 4. díl

Internet |

E-mail obecně často leží na hraně mezi užitečností a překážkou. Je to nedocenitelná pomůcka pro komunikaci a práci, na druhou stranu může být nepraktický, vtíravý – a někdy dokonce i ohrožující bezpečnost.

Tip: Mailujte jako profesionál - 4. díl




V následujícím článku vám nabízíme malý návod k tomu, jak svou elektronickou schránku zkrotit a přizpůsobit obrazu svému. Zkrátka, jak se stát profesionálem v e-mailování a zefektivnit další oblast vaší práce.

1. díl seriálu: Nastavte své e-maily do režimu „zdřímnutí“

2. díl seriálu: Zkroťte Gmail prioritními zprávami a rozpletenými konverzacemi

3. díl seriálu: Chraňte své soukromí jednorázovými e-mailovými adresami

4. díl seriálu: Vkládejte přímo váš výběr e-mailových podpisů

5. díl seriálu: Zjistěte, zda vaše e-mailová schránka byla napadena hackerem

6. díl seriálu: Posílejte obrovské přílohy

 

Vkládejte přímo váš výběr e-mailových podpisů

E-mailový podpis je skvělou příležitostí sdílet jednotlivé prvky kontaktních informací: vaše telefonní číslo, profily na Facebooku a Twitteru, webovou stránku, atd. Nicméně ve většině e-mailových systémů a programech je podpis veden stylem „všechno nebo nic“ – buď ho aktivujete, nebo vypnete. A často jste také limitováni jediným připojitelným blokem textu. Co když chcete přidat podpis do některých e-mailů a do jiných ne? A co když chcete sdílet různé úrovně kontaktních informací s business partnery a pak třeba s přáteli a rodinou?

Řešením je program pro automatický text a makra, který automaticky změní zkrácený text do rozšířených bloků. Například můžete vytvořit podpis, který budete využívat pouze při práci s klienty a zákazníky, a pojmenujete ho shlukem písmen či číslic, která v e-mailu běžně nepoužíváte, třeba „podpis123“. Jakmile zkomponujete e-mail, dopíšete na jeho konec „podpis123“ a program pro automatický text ihned přetvoří toto heslo na váš business podpis.

Stejný postup můžete využít u podpisu pro rodinu a přátele. Ten označíte třeba jako „podpis222“ a vložíte ho tam, kde ho potřebujete. Zkrátka vložíte podpis jenom tam, kam opravdu chcete, a to navíc v požadované podobě.

Výše zmíněnou službu zvládne množství programů, z nichž nejoblíbenější jsou AutoHotKey a PhraseExpress. Oba jsou zdarma, nicméně druhý jmenovaný nabízí každopádně uživatelsky přátelštější prostředí. AutoHotKey je pro zkušenější uživatele – vyžaduje lepší angličtinu a hlavně i trochu programování.



Úvodní foto: © Suprijono Suharjoto - Fotolia.com













Komentáře