TIP: Kancelář bez papírů. Digitalizujte své pracovní dokumenty

Internet |

Záplavy papírů a archivy dokumentů praskající ve švech, neboli obraz klasické firemní kanceláře. Poradíme vám, jak se papírů nadobro zbavit.

TIP: Kancelář bez papírů. Digitalizujte své pracovní dokumenty




Kompletní digitalizace veškerých dat představuje v současnosti pouze vzdálenou vizi budoucnosti a hlavní náplní kancelářských pracovníků je stále "papírování". Používání tištěných dokumentů (tedy smluv, faktur, objednávek, potvrzení, dopisů apod.) se zatím bohužel firmy vyhnout nemohou, avšak díky možnosti digitalizace a trendu cloudových datových úložišť již alespoň není třeba veškeré dokumenty věčně skladovat.

OfficeDrop je online kancelářský nástroj, jenž vám umožní skenovat libovolné dokumenty, ukládat je na cloudové datové úložiště a organizovat v prostředí webového rozhraní. Jedná se o víceuživatelskou službu zahrnující speciální software určený ke skenování dokumentů pro platformy Windows, Mac a Android. Pro mobilní operační systém iOS sice patřičný program vydán doposud nebyl, nicméně z AppStore je možné stáhnout aplikaci pro iPad zprostředkující organizaci, prohledávání a zobrazování vašich dokumentů. Naskenovaný dokument uloží OfficeDrop ve formátu PDF, díky čemuž lze v textu snadno vyhledávat libovolná hesla. Uploadovat lze rovněž soubory běžných formátů.

Základní účet je zpoplatněn částkou 9,95 amerických dolarů za měsíc (přibližně 170 Kč), přičemž získáte datový prostor o velikosti 10 GB. Vyšší částky samozřejmě znamenají větší prostor a provozovatelé služby rovněž nabízejí zákazníkům možnost nechat si dokumenty naskenovat (zasílat je lze ve speciálních obálkách), tato služba však v našich končinách nedává příliš smysl, čeští zákazníci se o skenování dokumentů budou muset postarat vlastnoručně.

Jedinou nepříjemností se zdá být zřejmě nedostatečná kapacita pro uložení dat, jež v nejdražší verzi dosahuje 60 GB. Pakliže však hodláte službu využít pro vlastní účely či účely malého podniku, jistě s poskytovaným prostorem vystačíte. Službu si navíc můžete vyzkoušet formou bezplatné 60denní trial verze. Další informace o službě naleznete například v oficiálním instruktážním videu.

 

Úvodní foto: © kentoh - Fotolia.com














Komentáře