20 triků pro Google Kalendář zvyšujících produktivitu - 1. díl

Internet |

Možná plánujete všechno na minutu s ohromnou precizností. Nebo možná jste jako Marilyn Monroe „vždy v kalendáři, ale nikdy ne včas“. Nezáleží na tom, jaký přístup zvolíte – Google Kalendář se přizpůsobí vašemu stylu.

20 triků pro Google Kalendář zvyšujících produktivitu - 1. díl




Tato služba je přístupná odkudkoliv a nabízí velmi detailní ovládání i možnosti barevného odlišování různých typů akcí. Je také sociální a umožní vám odeslat kalendář mimo vaši organizaci či do vašich akcí zapojit sociální sítě. Nicméně asi budete nadávat ve chvíli, kdy kalendář zamrzne (přestože Google garantuje jeho 99procentní přístupnost) nebo když kvůli nepořádku v kalendáři přehlédnete schůzku.

Tento průvodce vám umožní převzít kontrolu nad Google Kalendářem, a to ať už jste v této službě nováčkem nebo jejím zkušeným uživatelem. Většinu těchto tipů lze využít jak pro bezplatnou verzi kalendáře, tak i pro tu, která je součástí předplatného Google aplikací pro byznys.

Ne všechny z užitečných zkratek jsou oficiálními prvky. Google však neustále vytváří nové směsi, takže rozhodně zkoumejte aktualizace. Na rozdíl od tvůrců desktopového softwaru může Google vydávat nové funkce kdykoliv se mu zachce.

Pracujte rychleji – a soustřeďte se

1. Používejte klávesové zkratky

Nesahejte po své myši nebo touchpadu – Google nabízí dlouhý seznam klávesových zkratek, které vám mohou ušetřit čas. Většina z nich je docela intuitivních. Pro začátek zmáčkněte na klávesnici písmeno C pro vytvoření akce. Seznam zkratek v angličtině naleznete zde.

2. Rychle nalezněte jakékoliv datum

Potřebujete vědět, co jste dělali v létě, nebo se chcete vyvarovat konfliktů vašich budoucích plánů? K tomu, abyste nalezli konkrétní datum, se nemusíte brodit jednotlivými týdny. Klikněte na tlačítko nastavení (ozubené kolečko), zde vyberte možnost „Laboratoř“ a tady najděte nástroj „Přejít na datum“. Při jeho aktivaci se objeví napravo od vašeho kalendáře a následně můžete jednoduše nalézt jakékoliv datum v minulosti či v budoucnosti.

Google Kalendář

3. Přizpůsobte si vzhled kalendáře

Není ihned zřejmé, že kalendář můžete vidět i v jiných pohledech než čtyřech základních, které vám Google nabízí na počátku (den, týden, měsíc, 4 dny). Podržte levé tlačítko myši nad kýženým počátkem mini kalendáře vlevo, a posunem na kýžené koncové datum zvýrazníte potřebný rozsah kalendáře, který se pak objeví ve větší verzi napravo. Pokud vždy preferujete počítání dnů v jiných nezvyklých časových intervalech (například po třech týdnech), klikněte na ikonu ozubeného kolečka a v možnostech výchozí nastavení i vlastní nastavení vyberte tři týdny. Poté klikněte na tlačítko Uložit. Od té chvíle budete vidět pokaždé, když vstoupíte do vašeho kalendáře, časový úsek 21 dní.

Google Kalendář

4. Co máte na programu?

Jste-li pokročilým uživatelem s velkým množstvím sdílených kalendářů a schůzek, může být denní zobrazení nepříjemné pro oči. Proto je tu funkce Agenda, kterou aktivujete kliknutím na stejnojmennou ikonu nad kalendářem. Ta vám zobrazí vaše plánované schůzky a poznámky v kalendáři v prostém textu.

5. Ztlumte méně důležité události

Koho zajímá, co se stalo minulý týden? Minulé, ale i opakující se budoucí události mohou být méně jasné. Klikněte opět na tlačítko ozubeného kolečka, běžte do nastavení a zde najděte možnost Tlumení událostí. Zaškrtněte políčka u možností Ztlumit minulé události a Ztlumit opakující se budoucí události. (Na druhou stranu není tato možnost příliš pro vás, pokud každé úterý zapomenete přijít na schůzku prodejního oddělení.)

6. Skryjte víkendy

Používáte kalendář od Google pouze pro práci? Potom možná není třeba, aby obsahoval sobotu a neděli. Máte možnost vidět pouze dny od pondělí do pátku. Toho dosáhnete (opět) kliknutím na ozubené kolečko, nastavení – a zde u možnosti Zobrazit víkendy vyberete Žádné.

7. Minimalizujte celodenní události

Celodenní události, například poznámky o tom, co se děje ve společnosti mimo vaši kancelář, zabírají místo v horní části kalendáře, kvůli čemuž je kalendář mírně nepřehledný. Řešení pro odstranění takových událostí je jednoduché – prostě najděte maličkou trojúhelníkovou šipku nalevo nahoře u prvního dne v kalendáři, a klikněte na ni. V té chvíli skryjete jednotlivé události a místo toho se vám zobrazí pouze informace o počtu celodenních událostí.

8. Mějte přehled o svých pracovních i soukromých záležitostech

Jestliže nechcete, aby se vaše soukromé události zobrazovaly ve vašem pracovním týdnu, můžete jednoduše přepínat mezi vaším domácím a pracovním kalendářem. Potřebujete k tomu ale předplatné Google Apps for Business. Klikněte na vaši e-mailovou adresu v pravém horním rohu stránky s kalendářem, a vyberte možnost přidat účet. Přihlaste se pomocí své soukromé gmailové adresy. Od té doby pokaždé, když kliknete na váš e-mail v pravém horním rohu, uvidíte zde obě své identity, a můžete mezi nimi jednoduše přepínat.














Komentáře