Vybavujeme kancelář roku 2000, aneb trendy pro malé i velké kanceláře

Archiv | 01.11.99

Rok se pomalu chýlí k závěru a možná se i vy, stejně jako mnoho dalších firem,snažíte zachránit své peníze před všežravým molochem familiérně zvaným "Státní rozpočet" a jeho ...





Rok se pomalu chýlí k závěru a možná se i vy, stejně jako mnoho dalších firem,
snažíte zachránit své peníze před všežravým molochem familiérně zvaným "Státní
rozpočet" a jeho přisluhovači z Finančních úřadů a přemýšlíte o posílení či
renovaci výpočetní techniky. Poradím vám co a proč koupit, abyste v roce 2000
ani v letech následujících nelitovali.

Nebudeme sledovat výpočetní techniku jako takovou. Zaměříme se na vývoj v
oblastech činností, které jsou v kanceláři velmi časté.

Komunikace
Nikdo z podnikatelské sféry nebude pochybovat o důležitosti komunikace s
klienty a s vlastními zaměstnanci. Důležitějším než koupě nových počítačů se
pak jeví jejich zesíťování a připojení k Internetu. Pro komunikaci nemůžete
udělat nic lepšího, bez e-mailové adresy se obejde málokterá firma. Firmám,
které chtějí využívat Internetu hojně a pořádat videokonference, se vyplatí
investovat do ISDN linky. Ta je v našich zemích velkým hitem a při postupném
cenovém poklesu se vám určitě vyplatí, pracujete-li s Internetem intenzivněji.
Pokud letos ještě lze bez připojení na Internet existovat, v příštích letech to
možné určitě nebude.
Pro interní komunikaci, pro oběh elektronické pošty a snadné spravování
dokumentů se čím dál více začíná používat produkt Lotus Notes. Ten umožňuje
úplnou kontrolu nad pohybem dokumentů v "bezpapírové" kanceláři.

Prezentace
Jeden dolar, vložený do reklamy, se vám třikrát vrátí, řekl kdysi pan Ford. Vy
můžete prezentovat svoji firmu daleko více způsoby, než mohl on. Buď obvyklou
formou plakátů, brožurek, reklamy v tisku ale pokud vaše produkty směřují k
lidem, kteří mají peníze (a to by směřovat měly), neprohloupíte, budete-li
prezentovat svoji firmu na Internetu v podobě WWW stránek. Ty vám za pár tisíc
korun vytvoří každá trochu solidnější firma. Každá, i velmi malá firma
prezentující se na Internetu vám potvrdí, že se jí investice do Internetu
vyplatila. Zde si totiž každý klient hledá vás, a ne vy jeho, jak je tomu u
běžné reklamy. V budoucnu se bez Internetu obejdou pouze ty firmy, které mají
cílovou skupinu spotřebitelů mimo uživatele Internetu, ostatním lze doporučit
jediné čím dříve se připojíte, tím lépe.
I když je internetová prezentace relativně levnou záležitostí, je výhodné ji
skloubit s prezentací papírovou. Samozřejmě ji můžete provádět z vašeho
oblíbeného textového editoru v průměrné grafické úpravě zdarma, nebo pomocí
grafického studia v perfektní kvalitě. Pokud chcete dobrou kvalitu za nízkou
cenu, pořiďte si některý z publikačních programů. Na našem trhu není zatím
tento sektor softwaru příliš rozšířen, a to je škoda, neboť jejich výstupy jsou
velmi dobré. Jsou určeny k vytváření vícestránkových publikací, například
vnitrofiremních časopisů, které v každé firmě významně zvyšují identifikaci
pracovníků s firmou. Mezi oblíbený software pro tuto činnost patří Corel
PrintOffice, či Microsoft Publisher.

Kancelářská rutina
Pravá kancelářská práce s počítačem začíná s pořízením kancelářského softwaru.
Nejdůležitějším kritériem při výběru tohoto typu softwaru je jeho kompatibilita
s ostatním světem. A tak se v mnoha kancelářích používají vedle sebe dva
textové editory. Jeden pro to, aby bylo možno přijímat a konvertovat dokumenty
v nejrozšířenějším formátu *.doc, ve druhém se píší dokumenty, protože se lépe
ovládá. Přes mnoho pokusů o protlačení nějakého obecně přijímaného formátu,
nejpoužívanějším konverzním formátem do nedávné doby byl ten užívaný firmou
Microsoft. Avšak tato doba je již nenávratně pryč. Konkurence nespí, a tak
firma Sun nabízí svůj kancelářský software StarOffice zadarmo, přičemž
StarOffice nabízí kompatibilní formát s Microsoft Office a obdobné uživatelské
rozhraní. Kromě toho Sun nabízí internetovou verzi tohoto softwaru v podobě
StarPortálu, kde jsou všechny aplikace StarOffice umístěny v podobě Java apletů
a vy můžete k těmto aplikacím a datům přistupovat odkudkoli. Sun předpokládá,
že tuto technologii využijí zpočátku malé a střední firmy k úlevě od břemena
neustálého updatu svých kancelářských systémů. Velké podniky, které do softwaru
založeného na produktech Microsoftu investovaly desítky milionů, budou zřejmě
jedny z posledních, kdo nabídku Sunu využijí těm však přijde vhod nejnovější
kancelářský produkt Microsoftu, Microsoft Office 2000, který je svými funkcemi
zaměřen právě na velké podniky, jež mají rozsáhlé a rychlé počítačové sítě.
"Office 2000 překračují hranice desktopu a jsou podnikovou aplikací",
prohlašuje Microsoft. Office 2000 pomůže hlavně velkým společnostem, malé firmy
a jednotlivci mnoho výhod nezískají pokud samozřejmě nepublikují velmi často na
Webu všechny své dokumenty. Neboť hlavní novinkou Microsoft Office 2000 je plná
integrace HTML do jednotlivých programů. Některé převratné novinky, jako
instalace na vyžádání, fungují dobře jen ve velkých rychlých sítích, zatímco
pro obyčejného uživatele se mohou změnit v noční můru. Ve velké síti je
instalace části Office na požádání otázka okamžiku, ale v malé kanceláři bez
sítě musíte neustále vkládat instalační disk, aby si počítač mohl doinstalovat
části, které zrovna potřebuje.
Pokud je v oblasti kancelářského softwaru konkurence a možnost výběru
nejoptimálnějšího řešení, na poli kancelářských operačních systémů mnoho
možností není. Čekání na Windows 2000 E se podobá slavné hře "Čekání na
Godota", kdy zmíněná postava nikdy nepřijde. Mnohé firmy, které není možné
označit za malé, neustále pracují s Windows 3.11, neboť již několik let čekají
na spolehlivý síťový operační systém na bázi Windows, Windows NT 5 (jež se
stačila během vývoje přejmenovat na Windows 2000 a stala se pro mnohé IT
plánovače chimérou). I když, abychom Microsoftu nekřivdili, anglická verze
Windows 2000 se má dostat na trh na konci tohoto roku, česká pak na začátku
roku 2000. A co nám mohou Windows 2000 přinést? Především větší podporu a
bezpečnost v síťových operacích. O tom, že síťování v kancelářích je nutností,
se nedá pochybovat. I pro nejmenší kanceláře o dvou počítačích se vyplatí
vytvořit počítačovou síť. Sdílení dokumentů a zdrojů je výhodou, která se nedá
přehlédnout. Na její vybudování vám budou stačit Windows 98 (nebo nová Windows
2000 Standard) bez vyhrazeného zvláštního počítače serveru. Pokud máte více
počítačů a chcete lepší zabezpečení dat, vyplatí se vám zvolit bázi Windows NT
(jeho verzi BackOffice Small Business Server však pro značnou problematičnost a
chybovost mnozí IT konzultanti nedoporučují). Na stejné úrovni (a s větší
výkonností) je zde také produkt Novelu IntranetWare for Small Business. Pro
obsluhu obou serverů však budete potřebovat IT odborníka, který vám je bude
spravovat. V každém případě jsou oba dva serverové systémy krokem do budoucna s
pohodlnou správou dat.
Máte-li starší počítače (486, 386), udělejte ještě větší krok do budoucnosti
zkuste zauvažovat nad produktem Microsoftu Windows NT Server 4.0, Terminal
Edition. Tento výborný produkt pracuje tak, že na centrálním počítači (zvaném
Terminal Server) probíhají veškeré operace a na cílový počítač (Terminal Server
Client) se přenášejí jen změny zobrazení. Cílová stanice tak prakticky nedělá
nic a bohatě jí dostačuje pomalý procesor a nepotřebuje žádný disk. To znamená,
že ve výsledném efektu nemusíte vůbec utrácet za každý uživatelský počítač
desetitisíce korun, ale pouze si zakoupíte výkonný server a tento operační
systém. Výhodné zvláště pro firmy o deseti a více starších počítačů. Terminal
Server zastupuje trend k omezení investic do hardwaru. A pokud je pro vás
Terminal Server velkým finančním břemenem, využijte výše zmíněný StarPortal od
společnosti Sun.

Jaké vybavení koupit do kanceláře?
V kancelářských systémech výrobci propagují procesory řady Pentium II a III,
ale právě v operacích běžných v kancelářích je stejně výkonnou alternativou za
poloviční cenu procesor Celeron, jestliže chcete zůstat na straně Intelu.
Nároky nového softwaru na hardware se zvyšují daleko pomaleji než jeho výkon a
tak neprohloupíte, koupíte-li prakticky jakýkoli procesor. Zajímavou
alternativou je K6-2 či K6-3 od společnosti AMD, jejíž procesory jsou
výkonnější než procesory srovnatelné řady Intelu a daleko levnější. Na čem
byste však šetřit neměli je paměť počítačů, 96 MB je pro rok 2000 standardem,
přesně tolik budou požadovat Windows 2000 pro spolehlivý a rychlý běh aplikací.
Záznam a distribuce dat prodělávají plíživou změnu: pomalu ale jistě se šíří
velkoobjemová média, jako je 100/250 MB ZIP (který je v České republice daleko
oblíbenější a používanější než konkurenční LS-120), výhodné pro kancelář pro
archivaci většího množství dat může být CD-RW zařízení, jehož ceny jsou poměrně
nízké.
Co by si oči a mozky lidí pracujících v kanceláři měly dopřát, jsou jiné
zobrazovací jednotky než nejrozšířenější 14" monitory, které způsobují pokles
kvality zraku desítkám miliónů lidí na celém světě. Ideální náhradou jsou LCD
panely, jejichž cena poklesla pod úroveň 27 000 Kč. Málokdo totiž ví, že jeho
oko skutečně vidí na obrazovce jeden bod, který vykresluje elektronový paprsek.
Teprve analytická část mozku polohu jednotlivých bodů zpracuje a vytvoří
celkový obraz. Takže při pohledu na klasický monitor (či televizi ó reklamní
mágové) vaše analytické myšlení nemá prakticky prostředky řešit něco jiného než
vyhodnocování obrazu. Odcházíte-li od počítače s bolavou hlavou, nedivte se,
kromě únavy ze sledování malých čáreček a linek na monitoru vám mozek pracoval
tak, jak už dlouho ne. Nástup plochých LCD panelů je silným trendem v
zobrazovacích zařízeních, avšak jejich výrazné pronikání do všech koutů
kanceláří lze očekávat až ve vzdálenější budoucnosti, neboť výrobní kapacity
jejich producentů jsou maximálně vytíženy a není důvodu ke snižování ceny. A ta
je vůči kancelářskému velkému 17" monitoru neustále trojnásobná. Pokud nemáte
na LCD panel, pořiďte vašim podřízeným alespoň 17" monitor.

Tiskárny a skenery
Ve větších kancelářích a odděleních budou v následujících letech panovat stále
výkonnější síťová zařízení, ať již to budou rychlé laserové tiskárny či výkonné
skenery. Jen se v příštím roce dá vzhledem k nízkým cenám očekávat vyšší nárůst
používání barevných laserových tiskáren. Avšak v oblasti malých kanceláří bude
situace naprosto jiná. Tam totiž potřebujete na malém prostoru co nejvíce
chytrých zařízení a nejde vám ani tak o výkon, jako o snadnost ovládání a cenu.
A toho využilo mnoho výrobců, kteří vytvářejí multifunkční zařízení spojující
skener, tiskárnu a modem, a dostáváte tak vlastně k tomu "zdarma" kopírku a fax
se všemi výhodami počítačem řízeného zařízení. Výhodou je úspora místa a
samozřejmě úspora financí. Multifunkční zařízení se v menších kancelářích v
nejbližších letech stanou standardem.
Budoucnost vaší kanceláře závisí především na komunikaci a na softwaru, který
vám ji bude umožňovat. A nenechte si ujet vlak e-businessu! 9 0676/FEL o

Relevantní odkazy:
Komunikace
www.ibm.com
Publikační software
www.corel.com
www.microsoft.cz
Kancelářský software
www.microsoft.com
www.starportal.com
www.sun.com/staroffice
Hardware
www.hp.com












Komentáře

K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.