Tipy pro vaši úspěšnější práci

Archiv | 01.02.99

Pro Windows 98 1 Pomůcka systémové konfigurace Pokud patříte k odvážnějším uživatelům Windows, jistě jste již narazili na problematiku úpravy inicializačních souborů jako např. ...





Pro Windows 98

1 Pomůcka systémové konfigurace
Pokud patříte k odvážnějším uživatelům Windows, jistě jste již narazili na
problematiku úpravy inicializačních souborů jako např. Config.sys nebo
Autoexec.bat, a říkáte si, že jejich editace pomocí Poznámkového bloku není to
pravé. Nebo možná používáte různé užitečné prográmky a pomůcky, které se při
instalaci usadily ve vašem systému a od té doby se tvrdošíjně spouštějí spolu
se startem Windows, přestože to je proti vaší vůli a vy jste se je snažili
opakovaně, leč marně odstranit ze složky Po spuštění, kde nejsou k nalezení.
Pro tyto případy existuje ve Windows 98 užitečný prográmek, kterému se říká
Pomůcka systémové konfigurace. Spustíte jej nejlépe z menu Start Spustit
vložením "msconfig", jinak je program k nalezení v podsložce System hlavní
složky Windows. Aplikace umožňuje v první řadě pořídit zálohu stávajících
souborů pro případ, že některé změny přeženete nabídne vám různé způsoby
spouštění systému pro zvýšení kontroly při zavádění, poskytuje možnost změnit
konfiguraci stávajících inicializačních souborů (kromě dvou výše zmíněných
ještě System.ini a Win.ini) a přehledně vám ukáže, který software je
automaticky spouštěn. Pomocí programu sice nelze vkládat nové položky do
zmíněných souborů, ty stávající však můžete jednoduchým způsobem pomocí
zaškrtávacího pole vypínat a znovu zapínat, a zjišťovat tak "následky"
jednotlivých zásahů. Na kartě Po spuštění naleznete přehledný seznam
automaticky spouštěných aplikací, včetně cest ke spouštěným programovým
souborům a jejich případným parametrům příkazového řádku. Třeba právě zde
naleznete řešení vašich problémů.

2 Nebojte se vyčistit disk!
Mezi systémovými nástroji, které jsou k dispozici ve Windows, je také program,
jejž jste se možná báli použít. Jeho jméno Vyčištění disku samo o sobě nevěští
nic dobrého, a pokud jste jej přece jen ze zvědavosti spustili, pak slabší
povahy určitě odpadnou po následujícím okně, které nepodává žádnou informaci o
funkci programu, ale pouze nabízí výběr jednotky pro vyčištění. Není však třeba
se obávat, neboť pomůcka nabízí přehledný a pohodlný způsob, jak se zbavit
opravdu nepotřebných souborů na vašem disku a nenechá vás napáchat větší škody.
Můžete odstranit dočasné soubory z cache vašeho internetového prohlížeče,
vyprázdnit koš a složku dočasných souborů Windows (obvykle TMP) nebo zachráněné
soubory, které vám do kořenového adresáře uložil ScanDisk. Před samotným
vyčištěním si můžete navíc pro jistotu soubory projít a zkontrolovat, co
vlastně vyhazujete. Pokud to nestačí, můžete přímo vstoupit do okna dialogu
Přidat nebo odebrat programy (normálně dostupný z Ovládacích panelů) a
odinstalovat součásti systému nebo aplikace. Pomocí programu tedy nemáte
možnost zničit žádné důležité systémové soubory nebo nastavení, a obavy proto
nejsou na místě.

Pro MS Word 97

3 Rychlé ohraničení
Pro přehlednější oddělování částí textu nabízí Word zajímavou pomůcku, která
vám možná už nechtěně způsobila nepříjemnou chvilku, zvláště pokud jste při
podtrhávání textu nebo oddělování odstavců čarami chtěli použít stejný způsob
jako u psacího stroje opakování některých znaků. Protože k podtržení části
textu lze použít přímo speciální formát písma, a výše uvedený nepohodlný způsob
tak odpadá, byla tímto "uvolněná" funkce opakujících se znaků použita pro
automatické grafické oddělování celých odstavců. Chcete-li oddělit odstavec po
jeho dokončení čárou (různého druhu), stačí jeho poslední řádek ukončit
"tvrdým" koncem (klávesou Enter), na následující řádek alespoň třikrát za sebou
napsat některý z dále uvedených znaků a opět ukončit klávesou Enter, a program
doplní souvislou čáru na celou šíři odstavce dle jeho formátu. Typ čáry bude
určen znakem, který použijete pomlčka vytvoří tenkou čáru, podtržítko tlustou,
rovnítko dvojitou, hvězdička tlustou přerušovanou, křížek (#) střídavou
tenkou-tlustou a tilda (~) vlnovku. Pokud budete chtít čáru odstranit, je dobré
vědět, že se nejedná o posloupnost znaků, ale o způsob formátování odstavce,
který je nezávislý na vpisování textu do dokumentu, a proto pokusy použitím
klávesy Delete nebo Backspace jsou zbytečné. Označte poslední řádek nad čárou
(protože ohraničení patří k odstavci, jenž je nad ním), zvolte menu Formát
Ohraničení a stínování a na kartě Ohraničení vyberte Žádné. A pokud vám tato
automatická funkce opravdu není po chuti, zvolte menu Nástroje Automatické
opravy, přejděte na kartu Při psaní a v její horní části zrušte volbu
Ohraničení.

4 Pro matematiky
Samozřejmě nejen pro ně, ale i pro ostatní tvůrce dokumentů je určena pomocná
aplikace Microsoft Equation, pěkně po česku Editor rovnic. Jde o možná trochu
zbytečně dobře ukrytou pomůcku, která umožňuje do stránek vložit profesionálně
vypadající matematické výrazy, a to i velmi komplikované. Pokud je vaším
kriteriem výsledný vzhled, a ne rychlost zápisu (poté už nemusí vaše poznámky
přečíst nikdo), můžete bez problémů vytvořit matematické či fyzikální
pojednání, seminární nebo diplomovou práci. Požadovaný výraz je vkládán do
textu jako objekt, a dle toho je také zpracováván. Nový výraz založíte volbou
Vložit Objekt, kde na kartě Vytvořit nový jako typ objektu vyberete Microsoft
Equation 3.0. Do místa, kde byl v dokumentu umístěn kurzor, je vložen rám a
jednotlivá menu jsou upravena pro editaci matematických výrazů. Při zadávání
můžete využít širokou nabídku nabízených předdefinovaných šablon pro jednotlivé
znaky, symboly či operátory (relační, množinové, logické operátory, malá a
velká řecká abeceda, všemožné závorky, symboly pro integrály a sumy, odmocniny
a indexace) a také znaky vkládané z klávesnice (čísla, písmena jako proměnné,
rovnítko). Ve vytvářené struktuře se pohybujete pomocí kurzorových šipek, a
opakovaným vkládáním dalších šablon či znaků je možno zapsat i složité
struktury. Ani příznivci počítání matic nepřijdou zkrátka a pro tvůrce
chemických rovnic jsou rovněž k dispozici vodorovné šipky s popisem prakticky
kdekoliv. Chcete-li dále upravovat vzhled zápisu, můžete upravit například
velikost mezer (prakticky jakýchkoliv, mezerou mezi znaky počínaje a tloušťkou
zlomkové čáry konče), upravit nadefinované styly pro jednotlivé symboly nebo
změnit velikost písma (zvláště pro indexy, snížené indexy a symboly). Vytvořený
objekt opustíte jednoduše kliknutím jinam do dokumentu. Další úpravy můžete
provádět jako s jinými objekty po klinutí na výraz samotný, případně pomocí
kontextového menu. Takto vytvořený objekt nelze uložit jako samostatný soubor,
ale pouze s dokumentem Wordu, do něhož byl vložen.

5 Jak přenést vlastní nastavení
Základem pro jakýkoliv obecný nový dokument je ve Wordu šablona Normal.dot,
pokud nezvolíte při tvorbě nového souboru jinou. Ta obsahuje základní nastavení
určující vzhled dokumentu (typ a velikost písma, vzhled odstavců a stránky) a
neobsahuje žádná makra. Veškerá vlastní nastavení, která při práci s libovolným
dokumentem provedete, jsou ukládána jako jeho součást, a pokud je chcete použít
jinde, případně je přednastavit do libovolného nového dokumentu (přes
Normal.dot), musíte je do cílového souboru uložit. Pro zjednodušení a
zpřehlednění této práce můžete použít pomůcku zvanou Organizátor, kterou
vyvoláte v nabídce Nástroje Šablony a doplňky nebo Formát Styl tlačítkem
Orga-nizátor. Otevřené okno poskytuje souběžný pohled na dva soubory (dokumenty
nebo šablony) zároveň, každému patří jedna polovina. Levá strana slouží po
otevření jako zdrojová, do ní tedy bývá standardně umístěn aktuální dokument, a
pravá strana jako cílová obsahuje implicitně šablonu Normal.dot. Samozřejmě lze
otevřít libovolné dva soubory, případně směr kopírování otočit dle toho, který
prvek v okně souboru označíte kliknutím myši jako zdrojový. Pomocí čtyř karet
lze zvolit, které prvky nastavení budete přenášet (styly, automatické texty,
vlastní panely nástrojů a makra), a pak je můžete do cílového souboru snadno
kopírovat, případně z něj dodatečně odstraňovat.

6 Můžete potřebovat automatický formát?
Při práci na dokumentu se často stává, že mnoho textu již bývá zapsáno, avšak
představa o výsledné podobě dokumentu je mlhavá. Přestože při práci s Wordem je
lepší si strukturu ujasnit předem, a pak postupně a důsledně vytvářet její
stavební kameny, ani druhá metoda neznamená zásadní problém. Program zde nabízí
pomoc v podobě možnosti automatického formátování. Poté, co vytvoříte zdrojový
text a ujasníte si, jak celý dokument vnitřně rozčleníte, doporučuji vybrat (či
nadefinovat vlastní) styly pro text a odstavce, které budete potřebovat, pomocí
volby Formát Styl, případně Formát Galerie stylů. A máte-li rozmyšleno a
připraveno, jak budou vypadat jednotlivé nadpisy a kapitoly, můžete nechat
pracovat editor. Zvolte Formát Automatický formát a rozhodněte se, zda necháte
celou práci jen na Wordu (nedoporučuji), nebo si necháte změny nejdříve ukázat
ve výsledné podobě, a pak je budete postupně potvrzovat nebo zamítat. Po
odsouhlasení dalšího postupu proběhne vlastní automatické přeformátování, a vy
můžete zvolit možnosti dalšího postupu. Pokud je výsledek odstrašující, rovnou
lze vše zamítnout; jste-li naprosto spokojeni, vše rovnou přijměte, a máte-li
pocit, že to není nejlepší, ale dá se s tím něco dělat, pomocí volby Přehled
změn vstupte do interaktivního modu, kde lze korigovat jednotlivé změny
postupně, jednu po druhé. Každá z nich je zde přesně specifikována, takže
můžete výsledek upravit podle svých představ. A pokud náhodou při postupném
procházení dospějete k závěru, že to přece jen nedopadlo dobře, pomocí volby
Storno se vrátíte do předchozího dialogu a vše zamítnete.

Pro MS Excel 97

7 Jak a proč nazývat buňky?
K označování buněk v Excelu je používána "šachová" notace, tedy každá buňka je
identifikována pozicí v řádku a sloupci, případně listu. Určování pozic buněk a
jejich oblastí pomocí této metody je sice jednoznačné, ale pro obyčejného
smrtelníka přece jen trochu cizí. Proto program umožňuje použít metodu, kdy
zcela konkrétním buňkám nebo jejich oblastem (prakticky libovolným) je možno
přidělit zástupné symbolické Názvy. Ty lze poté všestranně využívat v odkazech
i vzorcích, a podstatně tak zvýšit přehlednost zadávaných výrazů. Navíc lze
stejně jako buňky pojmenovat i konkrétní vzorec, a pak jej ve formě názvu
vkládat do cílových buněk (dvouslovné výstižné pojmenování obstojí ve srovnání
s komplikovaným vzorcem určitě lépe). Při tvorbě názvu nejdříve vyberte buňku
nebo oblast, a poté můžete nové pojmenování jednoduše vepsat do Pole názvů
(vlevo na řádku vzorců) a potvrdit klávesou Enter. Naleznete zde všechny platné
názvy v celém sešitu, a jednoduše tak můžete přejít na kteroukoliv pojmenovanou
oblast. Chcete-li vkládat názvy "ve velkém", otevřete si na pomoc dialogové
okno volbou Vložit Název Definovat, a opakovaně můžete pojmenovat více oblastí
a buněk. Vzorec pojmenujte tak, že jej buďto vepíšete do řádku Odkaz na:, anebo
pojmenujete buňku, která vzorec obsahuje. Nezapomeňte při pojmenovávání vzorce
upravit absolutní odkazy na relativní, pokud jej chcete používat univerzálně.
Stejným způsobem můžete vložit i různé konstanty. Máte-li v listě již
vytvořenou oblast a její potenciální název se nachází v některé z buněk (jako
nadpis), vyznačte celou oblast včetně budoucího názvu a zvolte Vložit Název
Vytvořit. V dialogovém okně můžete vybrat, odkud bude název pro oblast převzat.
Samotné použití je snadné klávesou F3 nebo volbou Vložit Název Vložit otevřete
dialogové okno, které vás nechá vybrat potřebný název.

8 O podmíněném formátování
Při práci s rozsáhlejšími výpočty a tabulkami se může kontrola výstupních
hodnot výsledků stát velmi obtížnou. Zvláště v případě, máte-li v záplavě
hodnot hledat např. pouze výsledky v určitém intervalu. Také při zpětné
kontrole velkého množství vložených dat velmi rychle můžete ztratit přehled a
zanechat v buňkách chybné hodnoty. Pro tyto případy lze s úspěchem využít
nástroj Excelu, jenž upraví formát libovolné buňky v závislosti na jejím
obsahu, případně v závislosti na výsledku logické funkce. Na důležité hodnoty
či výsledky vás tak může upozornit např. výrazné barevné podložení buněk nebo
ohraničení. Kupříkladu budete vyhodnocovat výsledky složitějšího matematického
výrazu nebo závislosti, a budou vás zajímat výsledky ležící jen v přesně
určeném intervalu. Označte buňky s výsledky, které chcete formátovat v
závislosti na obsahu, zvolte menu Formát Podmíněné formátování, a v dialogovém
okně můžete nadefinovat podmínky. Nejdříve vyberte, zda budete formátovat v
závislosti na konkrétní hodnotě, nebo dle výsledku logické funkce (výsledkem
výrazu musí být stav ano nebo ne). Pokud bude vzhled určovat specifická hodnota
(jako v našem výše uvedeném příkladu), pak ve vedlejším okně vyberte logické
operátory (je jich k dispozici osm a jsou popsány slovně) a do dalšího vepište
konstantu, se kterou se bude porovnávat (lze též použít odkaz na jinou buňku).
Zvolíte-li rozhodování podle vzorce, vepište do vedlejšího okna výraz (musí
začínat rovnítkem, např.: "=D1=F1"), a při výsledku "logická 1" bude použito
podmíněné formátování. Na výsledném vzhledu můžete nastavit řez písma (tučné,
kurzíva), jeho barvu, podtržení a přeškrtnutí, ohraničení formátované buňky a
také barvu její výplně. A nestačí-li vám podmínka jediná, můžete přidat ještě
další dvě. Pokud po čase budete zpětně takto podmínečně naformátované buňky
dohledávat (na první pohled je nijak nerozeznáte), zvolte Úpravy Přejít na
Jinak a zaškrtněte možnost Podmíněné formáty. Ještě si budete moci vybrat,
zdali chcete nalézt všechny takto upravené buňky (Vše), nebo jen shodné s
buňkou aktivní (Stejné).

9 Pro lepší přehled
Máte-li v listu velké množství dat na desítky řádků a sloupců, lze jejich
vhodným "poschováváním" celkovou strukturu projasnit a zpřehlednit. K tomuto
účelu nabízí program funkce pro tvorbu skupin přehledů. Můžete takto skrýt
libovolný počet řádků nebo sloupců a nechat zobrazeny jen nadpisy či záhlaví.
Zkuste označit např. deset řádků a zvolte Data Skupina a přehled Seskupit, na
závěr vyberte v dialogu řádky. Po straně vedle jejich záhlaví se zobrazí
"svorka" a ovládací tlačítko pro skrývání a opětovné rozbalování. Jeden z
řádků, zahrnutých do výběru, zůstává po sbalení zobrazen a slouží jako
"reprezentant" obsahu. Pomocí této metody můžete tvořit i víceúrovňové
struktury, navíc zároveň v řádcích i sloupcích, takže i velmi obsáhlý list lze
takto zjednodušit na stručnou tabulku s výstižnými nadpisy jednotlivých
ukrytých struktur (maximální počet úrovní je osm).

10 Když máte co říci k obsahu buněk
Pro zlepšení přehlednosti a zvýšení vypovídací schopnosti je možno opatřit
buňky v listu komentářem, jenž může být buďto ukryt (a aktivován umístěním
ukazatele myši), nebo zobrazen trvale. Označte buňku (nebo skupinu buněk),
kterou chcete opatřit komentářem, a zvolte Vložit Komentář. Buňka (u skupiny
jedna na kraji) je opatřena červeným "růžkem"; otevře se pole s vloženým jménem
autora poznámky a na následující řádek můžete vkládat text. Řádky jsou při
psaní automaticky zalamovány, a vkládání poznámky ukončíte klávesou Esc nebo
aktivováním jiné buňky myší. Velikost "bubliny" s poznámkou je možno upravit
podobně jako jiné vložené objekty roztažením myší. Chcete-li upravit text
komentáře nebo jej odstranit, aktivujte buňku a nejlépe použijte kontextovou
nabídku (pravým tlačítkem myši), kde naleznete potřebné volby, a pro trvalé
zobrazení komentáře v listě můžete použít příkaz Zobrazit komentář. Jakou
formou budou zobrazovány všechny komentáře v sešitu, lze nastavit volbou
Nástroje Možnosti na kartě Zobrazení. Menší problém nastává pouze v případě,
kdy trvale zobrazeným komentářem opatříte více sousedících buněk, protože ty se
budou pravděpodobně překrývat, a proto bývá lepší ponechat v buňkách jen
potřebný indikátor. Pokud jste si indikátory i komentáře zneviditelnili,
patřičné buňky znovu naleznete volbou Úpravy Přejít na Jinak a zatržením
možnosti Komentáře. A v případě, že chcete komentáře také vytisknout, použijte
volbu Soubor Vzhled stránky, a na kartě List nastavte odpovídající volbu.

11 Skupinová práce
Při zpracovávání a vyhodnocování dat většího rozsahu bývá často potřeba, aby s
jedním dokumentem pracovalo více lidí po síti zároveň. Pokud se pokusíte za
běžných podmínek otevřít sešit, se kterým pracuje někdo jiný, dostane se vám
informace, o koho se jedná, a můžete dokument buďto jen číst, nebo následně
uložit jako nový dokument a do něj zapsat změny. Potřebuje-li opravdu pracovat
interaktivně více uživatelů s jedním dokumentem (při větším množství změn bývá
dodatečné slučování komplikované až prakticky nemožné), je třeba současné
sdílení sešitu povolit. Zvolte Nástroje Sdílení sešitu, a na kartě Úpravy
zaškrtnutím povolte současné otevření a zápis více uživatelům. Na kartě
Upřesnění pak můžete přesně specifikovat podmínky, za kterých se změny budou
ukládat a jak budou řešeny problémy při "konfliktu zájmů". Všimněte si, že
volby jsou vztaženy k autorovi dokumentu, jenž si tak zachovává výsadní
postavení při řízení změn. Na kartě Úpravy můžete průběžně sledovat, kdo
současně s vámi sešit upravuje, a vedle názvu dokumentu se vám objeví oznámení
[Sdílený]. Pokud chcete průběžně kontrolovat, případně dodatečně prověřit, jaké
změny byly provedeny, použijte volbu Nástroje Sledování změn, a vyberte, zda
budete změny jen kontrolovat (Zvýraznit změny), nebo je chcete odsouhlasit či
zamítnout (Přijmout nebo zamítnout změny). V následujícím dialogu můžete
upřesnit, které úpravy vás budou zajímat (dle autora, dle doby provedení, dle
místa provedení). Je-li provedená změna takto "podchycena", zobrazí se v listě
s rámem a zvýrazněným levým horním růžkem. Najedete-li na něj myší, objeví se
informace o původci zápisu do buňky. Pokud chcete mít statistiku o změnách
pěkně pohromadě, dole na kartě Úpravy zatrhněte volbu Zobrazit změny na novém
listu, a Excel vloží automaticky list s názvem Historie, který je v podstatě
protokolem o provedených úkonech. Nezapomínejte však na jednu důležitou věc
veškeré změny se projeví až poté, co kterýkoliv ze zúčastněných sešit u sebe
uloží. Teprve potom je mohou ostatní sledovat. V případě, že jste autorem
dokumentu, který sice poskytujete ke hromadné spolupráci, ale chcete si
zachovat výsadní postavení při kontrole zúčastněných spolupracovníků a úpravě
provedených zásahů, doporučuji opatřit jej zámkem (Nástroje Zámek Zamknout
sdílený sešit). V průběhu práce sice může každý "přiložit ruku k dílu",
závěrečnou korekci však provedete vy a protokol o změnách vám nikdo nemůže
odstranit.

9 0024/PAT












Komentáře

K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.