MS Word – pravdy a mýty

Archiv | 01.11.08

Tématem dnešního dílu užitečných tipů bude nejpoužívanější textový editor na světě, Microsoft Word. Tento dn...







Tématem dnešního dílu užitečných tipů bude nejpoužívanější textový editor na světě, Microsoft Word. Tento dnes už nejen editor textu ušel od své první verze obrovský kus cesty a nabízí tak nepřeberné množství funkcí, vychytávek a různých pracovních postupů, které nejsou na první pohled uživateli zřejmé. Další řádky tak budou věnovány nejnovější verzi 2007, většina z uvedených postupů však s drobnými rozdíly platí i pro verze starší. MS Word je aplikací tak rozsáhlou, že jsme z jednotlivých dostupných tipů museli pečlivě vybírat. Snad si každý čtenář najde v následujícím textu „to svoje“.
Jelikož následující triky vztahujeme k Office 2007, bylo by vhodné popsat rozdíly, jimiž se tato verze liší od těch předchozích. Microsoft u ní poprvé použil nový styl ovládání a uspořádání menu, který nás pravděpodobně v budoucnosti čeká u všech aplikací této firmy.
Do vydání Office 2007 platila základní konvence ovládání každého programu pro Windows, tedy roletová menu a ikony s vybranými funkcemi na panelu nástrojů. Obecně tak lze nastavit panely nástrojů tak, aby zobrazovaly funkce, které uživatel používá nejčastěji. Všechny ostatní (včetně těch nejpoužívanějších) pak najde v takzvaných roletových menu, v jejichž řadě téměř jistě objevíte tři základní: Soubor, Úpravy a Nápověda. V nových Office a také ve staronovém Internet Exploreru 7 žádná roletová menu nenajdete. Byla totiž nahrazena záložkami, ve kterých poté najdete funkce ve formě jakýchsi buněk. Struktura záložka-buňka je však velmi podobná té s roletovými menu, a proto se ani v novém Office neztratíte. Všechny funkce jsou dostupné, stačí jen projít záložky. Výhodou je navíc existence jakéhosi hlavního menu, jež se skrývá pod ikonou Office v levém horním rohu všech aplikací. Najdete v něm všechny základní funkce pro ovládání dokumentu a programu samotného. Za všechny jmenujme práci se souborem nebo jeho publikování (tisk, export na internet atd.). Po několikaměsíčním používání nového rozhraní můžeme směle prohlásit, že je ve výsledku intuitivnější než to staré. Jen občas poněkud déle hledáte pokročilejší funkce.

Nové formáty

Office 2007Office 2007 přinesl kromě změny uživatelského rozhraní také nové formáty na bázi XML s přídomkem X. Místo standardních DOC, XLS a PPT tak používá nové DOCX, XLSX a PPTX. To je samozřejmě problémem ve vztahu ke zpětné kompatibilitě. Nové formáty jsou sice otevřené a menší, pro většinu vašich kolegů však pravděpodobně nečitelné. Naštěstí umí všechny aplikace spolupracovat se starými formáty v takzvaném režimu kompatibility. Se správným nastavením Office 2007 tak můžete problém s formáty zcela pustit z hlavy. Prostě se rozhodnete, že chcete ve všech jeho aplikacích pracovat se starší verzí, a o víc se již nestaráte.
Nastavení správného formátu si ukážeme na MS Wordu, pro ostatní aplikace Office je však obdobné. Spusťte Word a jděte do menu pod ikonou Office. Zde poklepejte na tlačítko Možnosti aplikace Word, které najdete u spodního pravého okraje okna menu. V následném dialogu pokračujte odkazem Uložit v levém navigačním menu. V pravé části tohoto odkazu pak vyberte v první roletce shora požadovaný formát, v našem případě tedy Dokument Word 97-2003 (*.doc). Vše potvrďte stiskem tlačítka OK.
Od této chvíle bude každý vámi vytvořený dokument ukládán ve starším formátu a vy tak budete mít jistotu, že jej v případě distribuce přečte i jiná osoba. V budoucnu lze při větším rozšíření nového formátu tuto volbu změnit a začít pracovat s DOCX.
Automatické opravyAutomatické opravy v MS Wordu jsou trnem v očích většiny uživatelů. Ti velmi nelibě nesou fakt, že jim Word ve snaze pomoci neustále zasahuje do psaného textu. Ano, Word toto skutečně ve standardním nastavení děla, lze to však vypnout a nastavit si automatické opravy tak, aby pro vás byly skutečnou pomocí. A pokud jste si svým pravopisem jisti, můžete celou sérii služeb deaktivovat. Ve verzi 2007 najdete veškeré funkce týkající se úprav textu na záložce Revize. Jejich nastavení je ale soustředěno pod tlačítkem Možnosti aplikace Word, které najdete v už popisovaném hlavním menu s ikonou Office v levé horní části aplikace. V tomto dialogu pokračujte v levém menu na odkaz Kontrola pravopisu a mluvnice, čímž otevřete v pravé části dialogu rozsáhlé možnosti nastavení.
Prvním a nejdůležitějším je tlačítko Možnosti automatických oprav. Po jeho aktivaci otevřete okno s několika dalšími záložkami. Na nich lze postupně ve srozumitelné formě nalézt a deaktivovat např. psaní velkých písmen po tečce, opravy překlepů, opravy uvozovek, změny závorek z hranatých na oblé, nahrazování různých částí textu za jiné a další. Většinu těchto voleb lze dokonce modifikovat a doplnit o vlastní úpravy, které vám při práci s textem posléze pomohou. Samozřejmě nechybí možnost deaktivace všeho, čímž vám Word přestane do psaní textu zcela zasahovat. Automatické opravy nijak nesouvisí s opravou gramatických chyb, k té se dostaneme nyní.
Její činnost poznáte podtrháváním slov buď červeně, nebo zeleně. Červená v tomto případě znamená neznámé slovo (rozumějte neznámé pro MS Word, aplikace jej nemá ve slovníku), nebo slovo chybně napsané. Tato funkce je velmi užitečnou zbraní proti překlepům. Zelená barva naproti tomu naznačuje nějakou gramatickou nesouvislost. Buď je před slovem dvojitá mezera (opět ochrana proti překlepu), nebo je slovo zapsáno nesouvisle od svých předchozích a následujících příbuzných. Word není vševědoucí, proto je třeba brát jeho podtrhávání spíše jako upozornění na možný, nikoliv jistý problém. Zde je třeba doplnit, že program ovládá kromě češtiny ještě němčinu, francouzštinu a angličtinu, avšak zdaleka ne na takové úrovni. Nastavení kontroly pravopisu provedete opět v okně Kontrola pravopisu a mluvnice. Z voleb bychom rádi vyzdvihli možnost vytvoření a naplnění vlastního slovníku, případně přidání slov do již existujícího. Stačí poklepat na tlačítko Vlastní slovníky. V souvislosti s opravou gramatiky lze zvolit, jestli se má provádět průběžně při psaní textu, nebo až na váš pokyn (stisk příslušného tlačítka na panelu). Lze také určit, zda se má kontrolovat gramatika, styl, obojí najednou, nebo vůbec nic. Po stisku tlačítka Nastavení dokonce můžete aktivovat a deaktivovat jednotlivá gramatická pravidla.
Možnosti nastavení automatických a gramatických oprav jsou velmi bohaté a nevěřte přátelům spílajícím Wordu právě pro tyto automatické zásahy do jejich práce. Není přece problém je vypnout.Finta „konec stránky”Kromě automatických oprav bývá Word často plísněn kvůli nestabilitě dokumentů v něm vytvářených. V praxi se to projevuje tak, že na jednom PC dokument vytvoříte, na jiném jej potom otevřete a v případě, že jste při formátování nebyli zcela důslední, dokument se rozsype, odstavce se přesunou na jiné stránky, než byly původně atd. Důvod takového chování je jasný. Word vždy přizpůsobuje stránku instalované tiskárně na daném PC. A pokud zde žádná není, použije standardní nastavení stránky jako takové. Přenesením dokumentu jinam zvolíte i jiné tisknutelné oblasti vlastní stránky a tím pádem se dokument snadno rozsype.
Řešení je poměrně jednoduché. Word vám totiž umožňuje vkládat speciální značky, které pak použijete jako jakési zarážky vašeho textu tak, aby se nepřeléval ze stránky na stránku. Tyto značky najdete na záložce Vložení pod ikonou Konec stránky. Jestliže nechcete, aby se váš text přelil do další stránky, prostě za něj vložte právě značku Konec stránky a tu text už nikdy nepřekročí.

Zlobí vás vložený obrázek?

Vložené obrázky, noční můra všech začínajících uživatelů Wordu. Každý vložený obrázek se totiž nikdy nechce přesunout tam, kam chcete vy, a navíc vám naprosto rozhodí váš napsaný text. Ale věnujme se celému problému pěkně od začátku. Word nám samozřejmě umožňuje vytvářet pokročilé dokumenty, přičemž někdy jeho funkce suplují i programy sloužící výhradně pro zlom textu a grafiky. Vložení libovolné bitmapové nebo vektorové grafiky je samozřejmou funkcí, patřící mezi ty základní. Vložení grafiky provedete ze záložky Vložení, kde máte v nové verzi Wordu ihned k dispozici ikony pro vlastní obrázek, vektorový klipart z fondu, který vám nabízí Microsoft, nebo přímo automatické tvary, rovněž nabízené ve formě kreslícího modulu přímo z Wordu.
Jestliže vkládáte obrázky nebo kliparty, jsou vloženy bez určení pozice. Poznáte to tak, že v jejich rozích svítí černé čtverečky. Tyto čtverce označují základní umístění grafiky Do textu. V případě, že takto obrázek necháte, budete s ním manipulovat velmi obtížně. Mnohem výhodnější je určit mu některou z jiných základních pozic v textu a poté s ním pohybovat mnohem snáze. Klepněte na obrázek pravým tlačítkem a z kontextového menu (mimochodem konkrétně v tomto případě nabitého užitečnými funkcemi) vyberte poslední možnost Formát obrázku. V dialogu pokračujte nejprve na záložku Pozice. Zde máte na výběr hned několik typů, obecně je nejvýhodnější vybrat obdélníkové obtékání obrázku. Volba Za textem vám však umožní vložit obrázek podobně, jako je tomu u vodotisku. Záleží jen na vašem výběru. Po potvrzení se černé čtverce v rozích grafiky změní na bílá kolečka. Tím vám dává editor najevo, že má obrázek určenou pozici a lze s ním v textu dělat psí kusy.
Kromě nastavení pozice lze v dialogu Formát obrázku určit např. jeho velikost. Ta se definuje v procentech vzhledem k originálu. Lze ji použít v případě, že do dokumentu vkládáte obrázky ze stejného zdroje (tedy o stejné velikosti a hustotě) a chcete je mít v dokumentu všechny stejně zmenšeny. Na záložce Obrázek jej navíc pomocí roletky můžete zesvětlit a zajistit tak jeho průhlednost v případě umístění za textem.A jak je to
se záložkami?Stejně jako ve všech aplikacích, existují i ve Wordu funkce, které uživatel začátečník málokdy objeví nebo efektivně využije. Zpravidla na ně přijdete až při vytváření pokročilejšího dokumentu. Takovým příkladem jsou i záložky. Ano, Word umí pracovat se záložkami v textu, podobně jako vy při čtení své oblíbené knihy. Jejich využitelnost pak roste přímo úměrně právě s délkou vašeho dokumentu.
Elektronické záložky mají obdobné vlastnosti jako ty papírové v knížkách. Vložíte je pomocí tlačítka Záložka ze skupiny funkcí panelu Vložení. Stiskem tlačítka otevřete dialog převzatý z minulých verzí Wordu, jenž funguje jako seznam všech záložek v dokumentu. Vepište do horní kolonky název vaší záložky a přidejte ji do seznamu stiskem tlačítka Přidat. Dialog sám zmizí do pozadí, záložka je však plně funkční. Tímto způsobem lze v dokumentu rozmístit libovolné množství záložek. Pohyb po nich provádíte opět pomocí výše popsaného dialogu a tlačítka Přejít na…. Na záložky lze odkázat i hypertextovým odkazem, který vytvoříte opět stiskem příslušného tlačítka na panelu funkcí Vložení. V dialogu hypertextového odkazu poté zvolíte v levém sloupci tlačítko Místo v tomto dokumentu, jehož pomocí získáte opět seznam existujících záložek. Výběrem požadované záložky a volbou názvu hypertextového odkazu pak můžete vytvořit i jakýsi seznam odkazů na příslušná místa vašeho dokumentu. Částečně tak simulujete funkci klasického automaticky generovaného obsahu.

Vkládejte tak, jak vy chcete

Kromě grafiky a záložek lze do dokumentu vložit i texty a informace z externích aplikací a často i v neznámých formátech. Nezřídka je ale nutné použít např. informace uvedené někde na internetu, v tomto případě však nezapomeňte na práva autora. Data je v takovém případě vhodné vkládat přes systémovou schránku. Tedy označit pole na konkrétní webové stránce a klávesovou zkratkou CTRL+C a následně CTRL+V jej vložit přímo do dokumentu. Tento způsob sice funguje, ale v jeho průběhu nemáte možnost ovlivnit vlastní přenos. Data z webu se tak přenesou do dokumentu ve formátu, v jakém byly zobrazeny na internetu. A ten zpravidla vůbec neodpovídá okamžitému stavu vašeho dokumentu. Proto je mnohdy vhodnější přenést data jako prostý neupravený text a teprve v dokumentu jim určit všechny formátovací parametry.
Provedete to prostou volbou Vložit jinak z menu Úpravy v případě staré verze MS Wordu a volbou roletky vyvolané stiskem tlačítka Vložit ve Wordu 2007. Vyvoláte tak dialog s nabídkou formátu vkládaných dat, zde vyberete neformátovaný text a provedete vlastní vložení. Poté již zpracujete vložený text obvyklým způsobem.

Jak dobře uložit dokument?

Ukládání dokumentů je velmi důležité ve vztahu k náhlému ukončení Wordu. Často pak slyšíme nářky uživatelů, že „Word zase spadl a já přišel o několik hodin práce“. Možnosti nastavení ukládání jsou však v samotném Wordu velmi bohaté a jistě pokryjí veškeré vaše nároky. Stačí se s nimi seznámit a nastavit je tak, aby se maximálně přizpůsobily vaší práci. Ve finále je samozřejmě nezbytné ukládat co nejčastěji po každém úseku práce, který provedete. Platí zde pořekadlo „jednou piš a dvakrát ukládej“.
Kompletní konfiguraci ukládání najdete opět v dialogu Možnosti aplikace Word, který vyvoláte stiskem stejnojmenného tlačítka v hlavním menu programu (ikona Office v levém horním rohu). Jděte na odkaz Uložit a v pravé části definujte několik důležitých skutečností. Jednak je to interval, v němž se bude rozepsaný dokument automaticky archivovat. Neméně nutné je i nastavení cesty, kam se tato automatická záloha uschová, abyste ji v případě pádu mohli najít a využít. V posledním oddílu lze nastavit vkládání fontů (písem) přímo do dokumentu. Tím ho sice značně zvětšíte, při přenesení na jiné PC však budete mít jistotu, že se písma v dokumentu zachovají. Verze 2007 např. běžně pracuje s písmem Calibri, jež se ve starších verzích nevyskytuje a bývá nahrazeno jiným písmem, pokud si jej v dokumentu nepřinesete.
Dalším problémem je práce se síťovými dokumenty, pro něž neplatí standardní záchranné mechanizmy. Smažete-li například dokument, který jste otevřeli ze síťového úložiště (byť je ve vašem PC připojeno jako disková jednotka), nepřesune se tento do odpadkového koše, jako je tomu u lokálních dat, nýbrž se nenávratně smaže. V našem dialogu Uložit však existuje položka jistící i tento případ. Stačí zvolit vytváření místní kopie souborů ze síťového úložiště nebo na výměnných jednotkách (pro ty platí stejná rizika). Po pádu aplikace tuto kopii opět dohledáte na vašem pevném disku. Nejlepší pojistkou však zůstává ruční ukládání v každé volné chvíli, která se vám při práci naskytne.

Před uložením zaheslovat!

Bezpečnost, bezpečnost a zase bezpečnost. Slovo, které je dnes ve světě ICT skloňováno ve všech možných pádech. Všichni tvůrci softwaru dnes tvrdí, že je bezpečnost jejich produktů na prvním místě. Nejinak je tomu i u Microsoftu a Windows Vista, potažmo MS Office. Všechny aplikace Office 2007 (a obdobně i Office 2003, na který jsou níže uvedené postupy rovněž aplikovatelné) tak obsahují několik možností zabezpečení vlastního dokumentu. A jak je na tom vlastně Word?
Možnosti zabezpečení dokumentu jsou ve Wordu dvojí. První se týkají otevíraných dokumentů, hlavně těch složitějších, u kterých si navíc nejste jisti původem. Celý Office 2007 pečlivě kontroluje jak jejich strukturu, tak otvíraná makra. Nastavení této kontroly je opět možné v dialogu Možnosti aplikace Word (způsob, jak jej otevřít, najdete výše): volbou Centrum zabezpečení a následným stiskem tlačítka Nastavení centra zabezpečení. V něm objevíte mnoho dalších záložek, pro jejichž popis však nemáme v našem seriálu dostatek místa. Zmíníme tak pouze možnosti nastavení ochrany osobních dat, nastavení pravidel pro otevírání maker a definice důvěryhodných umístění souboru, z nichž nejsou tyto kontrolovány.
Druhou cestou zabezpečení dokumentu je jeho ochrana při ukládání. Tu vyvoláte mírně krkolomným způsobem až z dialogu Uložit jako, který najdete v hlavním menu Office. V něm poklepejte na roletku Nástroje, kterou najdete u spodního okraje okna přibližně v jeho středu. Pod roletkou se skrývá další menu, ze kterého vyberte položku Obecné možnosti. V následném dialogu potom již snadno nastavíte hesla pro otevření a pro uložení dokumentu. Stejným způsobem ochráníte i makra pouhým poklepáním na tlačítko Zabezpečení maker.Další informace najdete na internetu
Ano, je to přesně tak, jak praví nadpis. Rozsah tohoto článku samozřejmě nepokryje všechny užitečné vlastnosti Wordu, a proto je dobré poohlédnout se i na internetu. A kde jinde hledat, než přímo u Microsoftu? Základní odkaz na informace o MS Office 2007 najdete zde:

http://office.microsoft.com/cs-cz/getstarted/HA100742241029.aspx

Dozvíte se, jaké jsou výhody samotného Wordu a jak jej efektivně používat. Informací v češtině je bohužel mnohem méně než v angličtině, takže další odkaz bude směřovat již na anglickou verzi webu Office Online:

http://office.microsoft.com/en-us/word/HA101662901033.aspx

Tento odkaz je již informačně dokonalejší. Vzhledem si nijak nezadá s tím českým, velký rozdíl je však v levém menu, kde najdete množství tipů, triků, návodů krok za krokem, předpřipravených šablon (ty jsou dostupné i v české mutaci) a dalších. Využijte i možnost stažení zkušební verze Wordu, případně vyzkoušejte záložku Office Live, kde si po registraci můžete vyzkoušet betaverzi internetového Office balíčku, kde pracujete v editoru přes váš internetový prohlížeč.
http://technet.microsoft.com/cs-cz/library/cc179215(en-us).aspx
A na úplný závěr dnešního článku něco pro pokročilejší uživatele: odkaz přímo do knihovny Technetu týkající se MS Office 2007. Obsahem knihovny jsou desítky řešení určených spíše vývojářům doplňků k Office a dalším pokročilým „geekům“. Neškodí do nich však občas nahlédnout, neboť nahradí i erudované tištěné knihy. Příště na shledanou!













Komentáře

K tomuto článku není připojena žádná diskuze, nebo byla zakázána.